Dernière mise à jour : 6 novembre 2026

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) est :
Fairsend GmbH, Beim Braunstall 7, 97980 Bad Mergentheim, Allemagne
Téléphone : +49 7931 9680271, E-mail : info@fairsend.de
Gérant : Josef Weinmann

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, car les conditions légales requises ne sont pas remplies. Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous joindre à l'adresse info@fairsend.de.

2. Bases juridiques du traitement

Nous traitons les données à caractère personnel sur les bases juridiques suivantes :

article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD (consentement)
article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles)
article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD (respect d'une obligation légale)
article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes, à moins que ne prévalent les intérêts ou les droits fondamentaux de la personne concernée)

3. Chiffrement (information essentielle)

Fairsend est conçu pour la confidentialité, mais la met en œuvre différemment selon la fonction. Ce point est essentiel pour comprendre le traitement des données :

Les transferts de fichiers sont chiffrés dans le navigateur de l'expéditeur avec AES-256-GCM avant d'atteindre nos serveurs. La clé figure dans le fragment d'adresse (#) du lien. Afin que vous puissiez copier à nouveau les liens ultérieurement, nous la stockons en outre sous forme chiffrée sur nos serveurs ; l'exploitant est de ce fait techniquement en mesure d'accéder à ces contenus. Pour les envois protégés par mot de passe, nous ne stockons aucune clé et ne pouvons pas déchiffrer le contenu sans le mot de passe. Via l'API ou le complément pour Outlook, le mot de passe est transmis une seule fois sous forme chiffrée à notre serveur, qui en calcule les données de protection et ne stocke ni le mot de passe ni la clé. Pour les transferts via l'API sans clé propre, notre serveur chiffre les données à leur réception.
Les messages et les fichiers du stockage de fichiers sont enregistrés sous forme chiffrée sur nos serveurs. La clé nécessaire au déchiffrement est elle-même stockée sous forme chiffrée à l'aide d'une clé principale protégée, connue de nous seuls. En cas de simple accès à la base de données (par exemple dans une copie de sauvegarde), ces contenus ne sont donc pas lisibles. Il s'agit d'un chiffrement côté serveur ; l'exploitant est techniquement en mesure d'accéder à ces contenus.

4. Suppression et durée de conservation

Les données à caractère personnel sont supprimées ou bloquées dès que la finalité de leur conservation disparaît, sauf si des obligations légales de conservation s'y opposent. Les délais suivants sont appliqués de manière automatisée :

Fichiers transférés : fixé par l'expéditeur (de 24 heures à 1 an), puis suppression irréversible
Fichiers du stockage de fichiers : à l'issue de la durée de conservation choisie, suppression automatique
Messages : après expiration ou après lecture, destruction irréversible
Journaux d'accès et journaux serveur : 7 jours, puis suppression
Tentatives de connexion : 24 heures
Confirmations d'e-mail et réinitialisations de mot de passe : 7 jours
Journaux d'erreurs : 30 jours
Données de détection des abus et des robots (voir section 11) : 30 jours
Pages consultées (mesure d'audience) : 90 jours
Journal d'envoi des e-mails : 90 jours
Journal de sécurité (journal d'audit) : l'adresse IP est supprimée au bout de 90 jours ; l'entrée elle-même est conservée à des fins de sécurité et de preuve
Comptes non confirmés : les comptes dont l'adresse e-mail n'est pas confirmée dans un délai de 30 jours sont automatiquement supprimés
Identifiant de campagne d'une commande : avec les données de la commande (voir section 14)
Identifiant de clic Google (gclid) avec consentement : immédiatement après le retrait, sinon au plus tard 60 jours après le consentement ; sans consentement, il n'est pas enregistré (voir section 14)
Factures et justificatifs de paiement : 8 ans (obligation légale, voir section 4.2)

4.1 Suppression de votre compte (article 17 du RGPD)

Lorsque vous supprimez votre compte, nous supprimons ou anonymisons vos données à caractère personnel dans tous les domaines de la plateforme. Cela comprend notamment : le profil utilisateur (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de facturation, dernière adresse IP utilisée), le carnet d'adresses et les contacts, le stockage de fichiers, y compris tous les dossiers et fichiers, les messages envoyés et leurs pièces jointes (les messages reçus sont anonymisés), les transferts, y compris les adresses des destinataires, les clés de chiffrement et les adresses IP d'accès, les noms de fichiers enregistrés, l'authentification à deux facteurs, les confirmations d'e-mail et réinitialisations de mot de passe en attente, les tentatives de connexion et les paramètres de notification, les adhésions à des équipes, les contacts d'équipe et les invitations d'équipe, les clés d'accès API (qui sont révoquées), les pages consultées et le journal d'envoi des e-mails. Lors de la suppression d'un compte, les mandats de prélèvement accordés sont en outre révoqués auprès du prestataire de services de paiement.

Dans les journaux qui doivent être conservés pour des raisons de sécurité (journal d'audit, journal d'erreurs), le lien avec votre personne est supprimé : les adresses IP sont remplacées par 0.0.0.0 et le rattachement à votre compte est supprimé.

4.2 Exception : obligation légale de conservation

Nous sommes tenus de conserver pendant huit ans les factures, les justificatifs de paiement et les données de base correspondantes conformément au § 147 Abs. 3 AO et au § 14b UStG. Nous ne pouvons pas supprimer ces données de manière anticipée, même à la suite de votre demande de suppression. La base juridique est l'article 17, paragraphe 3, point b), du RGPD. Sont concernés : le numéro de facture, l'adresse de facturation, la raison sociale, le numéro d'identification à la TVA, les montants facturés et les données de paiement. Pour la même raison, votre compte utilisateur subsiste sous la forme d'un enregistrement anonymisé et ne contient plus aucun lien avec votre personne après la suppression. À l'expiration du délai, ces données sont également supprimées. Le délai commence à courir à la fin de l'année civile au cours de laquelle le justificatif a été établi.

5. Fichiers journaux du serveur

Lors de la consultation de nos pages, nous collectons et enregistrons automatiquement les informations transmises par votre navigateur : adresse IP, date et heure de la requête, page consultée ou nom du fichier, URL de provenance, navigateur et système d'exploitation utilisés, volume de données transféré. Ces données sont supprimées au bout de 7 jours. La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêt légitime à la sécurité et à la stabilité du système). L'identifiant de clic Google (gclid) est rendu méconnaissable dans ces journaux.

6. Compte utilisateur et inscription

Lors de l'inscription, nous collectons le prénom et le nom, l'adresse e-mail et le mot de passe (enregistré sous forme de hachage bcrypt), ainsi que, de manière facultative, une photo de profil et l'entreprise. La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Si vous ne confirmez pas votre adresse e-mail dans un délai de 30 jours, le compte est automatiquement supprimé.

6.1 Connexion avec un compte professionnel (Microsoft Entra ID)

Si vous vous connectez avec votre compte professionnel auprès de Microsoft, Microsoft nous transmet l'identifiant de votre compte, votre nom et votre adresse e-mail. Nous utilisons ces données uniquement pour la connexion et pour vous rattacher à votre équipe. La connexion elle-même a lieu chez Microsoft, où s'applique la déclaration de confidentialité de Microsoft. La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

7. Transfert de fichiers (fonction principale)

Dans le cadre d'un transfert, nous traitons : l'adresse e-mail de l'expéditeur, l'adresse ou les adresses e-mail du ou des destinataires, un identifiant de suivi, des horodatages, la taille chiffrée des fichiers, la date d'expiration et l'adresse IP (pour la détection des abus). Nous ne stockons le contenu des fichiers que sous forme chiffrée (voir section 3). À l'expiration de la durée de conservation, les fichiers chiffrés sont supprimés automatiquement et de manière irrécupérable.

7.1 Webhooks

Si vous configurez des webhooks dans votre compte, Fairsend envoie des notifications d'état concernant vos envois à l'adresse de serveur que vous avez indiquée. Sont transmis : le numéro d'envoi, le type et le statut de l'envoi, le nombre et la taille totale des fichiers, le compteur de téléchargements, l'heure de création et d'expiration ainsi que, lors d'un téléchargement, l'adresse e-mail du destinataire qui a téléchargé les fichiers. Les noms et le contenu des fichiers ne sont pas transmis. Chaque notification est enregistrée dans votre compte pendant 30 jours pour la recherche d'erreurs, puis supprimée. La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

7.2 Complément « Fairsend pour Outlook »

Le complément vous permet de téléverser des fichiers et des pièces jointes d'e-mails directement depuis Outlook vers Fairsend et d'insérer le lien vers l'envoi dans votre message. Pour ce faire, nous traitons les fichiers et pièces jointes que vous sélectionnez, avec leur taille et leur type de fichier, ainsi que les paramètres de l'envoi (durée de validité, mot de passe facultatif). Le complément ne lit ni l'objet, ni le texte, ni les destinataires de vos e-mails.

Pour la connexion, le complément enregistre un jeton de connexion dans l'espace de stockage du complément sur votre appareil. Vous pouvez interrompre la connexion à tout moment via « Se déconnecter » dans le complément ou sous « Applications connectées » dans votre compte. Un changement de mot de passe interrompt également la connexion.

Le complément fonctionne dans Outlook et utilise la bibliothèque de programmes Office.js, chargée depuis des serveurs de Microsoft Corporation. Microsoft reçoit à cette occasion des données techniques de connexion telles que votre adresse IP. Microsoft est certifiée au titre de l'EU-U.S. Data Privacy Framework. La déclaration de confidentialité de Microsoft s'applique. La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

8. Résiliation et rétractation au moyen du formulaire

Lorsque vous mettez fin à un abonnement au moyen de notre formulaire de résiliation ou que vous vous rétractez d'un contrat au moyen de notre fonction électronique de rétractation, nous traitons les données qui y sont indiquées (nom, adresse e-mail du compte, adresse de confirmation, informations sur le contrat concerné telles que le numéro de client, le numéro de commande ou de facture et la date de commande, le type et la date de la déclaration, une remarque facultative ainsi que l'adresse IP) aux fins du traitement de la déclaration et comme preuve de celle-ci. Les bases juridiques sont l'article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD.

9. Envoi d'e-mails

Nous envoyons des e-mails transactionnels (codes de confirmation, notifications de remise, preuves de remise, notifications relatives au compte). Pour l'envoi technique, nous utilisons le serveur de messagerie de IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Allemagne, avec laquelle nous avons conclu un contrat de sous-traitance. Aucune lettre d'information n'est envoyée sans consentement exprès. La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point b) ou point f), du RGPD.

10. Traitement des paiements

Les paiements sont traités par Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Pays-Bas), un prestataire de services de paiement certifié PCI-DSS. Les données de carte de crédit et les coordonnées bancaires sont traitées exclusivement par Mollie et ne parviennent à aucun moment à nos serveurs. La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Politique de confidentialité de Mollie : https://www.mollie.com/privacy

11. Sécurité, protection contre les abus et contrôle des accès

Pour protéger la plateforme contre les attaques et les abus, nous mettons en œuvre des mécanismes de protection techniques qui traitent des données à caractère personnel :

Un pare-feu analyse l'adresse IP et les caractéristiques de la requête et peut bloquer temporairement les adresses IP suspectes ou à l'origine d'attaques.
Afin de protéger certains contenus, l'accès peut être limité à certains pays (blocage géographique). À cet effet, l'adresse IP est associée à un pays au moyen d'une base de données locale. À des fins statistiques, nous tenons des statistiques d'accès ventilées par pays.
Afin de distinguer les moteurs de recherche des accès automatisés malveillants, nous vérifions dans certains cas, au moyen d'une requête DNS, si une adresse IP appartient à l'exploitant de moteur de recherche indiqué.

La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêt légitime à la sécurité et au bon fonctionnement du service). Les données ainsi générées sont supprimées selon les délais indiqués à la section 4.

12. Hébergement et localisation des serveurs

Nos serveurs et nos espaces de stockage sont exploités exclusivement en Allemagne. Des données à caractère personnel ne parviennent dans un pays tiers que si vous avez consenti, lors d'une commande, au signalement à Google (section 14). Nous n'utilisons aucun CDN externe ni aucun service cloud ; l'ensemble des ressources (JavaScript, CSS, polices de caractères) est fourni par nos propres serveurs.

13. Cookies et mesure d'audience

13.1 Cookies. Nous utilisons exclusivement des cookies techniquement nécessaires : un cookie de session (connexion), un cookie pour l'affichage préféré (clair/sombre), un cookie de langue et des cookies pour les paramètres d'accessibilité. Nous n'utilisons aucun cookie de suivi, publicitaire ou marketing et n'intégrons aucun script d'analyse ou publicitaire. Nous ne transmettons des données à Google que si vous y consentez lors de la commande (section 14).

13.2 Mesure d'audience propre (sans cookies). Afin d'améliorer notre offre, nous enregistrons des données techniques lors de chaque consultation de page, sans cookies et sans reconnaissance des personnes : page consultée et heure, site web de provenance (uniquement le domaine), type de navigateur et catégorie d'appareil ainsi qu'une valeur de contrôle anonymisée à la place de votre adresse IP. Pour l'anonymisation, votre adresse IP est d'abord tronquée (pour IPv4, le dernier bloc de chiffres est remplacé par 0), puis seulement combinée avec une valeur aléatoire changeant chaque jour pour former une valeur de contrôle. Votre adresse IP complète n'est pas enregistrée. Il est ainsi impossible d'établir un lien avec une personne, et toute reconnaissance d'un jour à l'autre est impossible. Durée de conservation : 90 jours. La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

14. Mesure de l'efficacité des annonces Google

Nous faisons la promotion de Fairsend au moyen d'annonces dans la recherche Google. À cette fin, nous ne déposons aucun cookie sur notre site web et n'intégrons aucun script de Google.

a) Statistiques de campagne : Nos liens d'annonce contiennent un identifiant de campagne. Si une commande résulte d'une annonce, nous enregistrons avec la commande la campagne dont elle provient. Nous utilisons cette information uniquement pour nos propres évaluations agrégées (nombre de commandes et chiffre d'affaires par campagne) et ne la transmettons pas. La base juridique est notre intérêt légitime à piloter économiquement notre publicité (art. 6, par. 1, point f, du RGPD). L'information est enregistrée avec les données de la commande et supprimée avec celles-ci.

b) Signalement à Google avec votre consentement : Si vous arrivez chez nous par une annonce Google, Google ajoute à l'adresse un identifiant de clic (gclid). Nous n'enregistrons pas cet identifiant sur votre appareil ni dans des journaux. Uniquement si vous y consentez expressément lors de la commande, nous l'enregistrons avec votre commande et signalons à Google, après paiement réussi, l'identifiant de clic, le numéro de commande, le montant de la commande, la devise et l'heure. Si la commande est remboursée, nous signalons l'annulation. Google rattache le signalement au clic sur l'annonce ; nous ne recevons de Google que des valeurs agrégées. Sans consentement, nous supprimons l'identifiant de clic. Votre commande n'en dépend pas.

Le destinataire est Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Google traite ces données en tant que responsable du traitement indépendant conformément aux Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms et peut les transférer à Google LLC aux États-Unis. Google LLC est certifiée au titre de l'EU-US Data Privacy Framework ; des clauses contractuelles types s'appliquent en complément. Informations sur le traitement par Google : https://policies.google.com/privacy

La base juridique est votre consentement (art. 6, par. 1, point a, du RGPD). Vous pouvez le retirer à tout moment avec effet pour l'avenir, via le lien figurant dans votre confirmation de commande ou par e-mail à info@fairsend.de. Après le retrait, nous ne signalons plus rien et supprimons l'identifiant de clic. Sinon, nous le supprimons au plus tard 60 jours après votre consentement ; nous conservons la preuve de votre consentement à des fins de preuve.

15. Transmission à des tiers

Les données à caractère personnel ne sont transmises à des tiers que pour le traitement des paiements (Mollie, section 10), pour l'envoi technique des e-mails (IONOS, section 9), avec votre consentement pour la mesure de l'efficacité des annonces Google (Google, section 14), en cas d'obligation légale ou pour la sauvegarde d'intérêts légitimes en cas de soupçon d'abus. Aucune vente de données n'a lieu. Une transmission à des fins publicitaires n'a lieu qu'avec votre consentement (voir la section « Mesure de l'efficacité des annonces Google »).

16. Vos droits en tant que personne concernée

Vous disposez d'un droit d'accès (article 15), de rectification (article 16), d'effacement (article 17, sauf obligation de conservation contraire), de limitation du traitement (article 18), à la portabilité des données (article 20) et d'opposition (article 21), ainsi que du droit de retirer à tout moment un consentement donné, avec effet pour l'avenir (article 7, paragraphe 3). Pour exercer ces droits, veuillez vous adresser à info@fairsend.de. Vous pouvez en outre exporter vous-même vos données à tout moment via les paramètres du compte ou supprimer votre compte.

17. Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données. L'autorité compétente pour nous est : Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

18. Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous adaptons la présente politique de confidentialité lorsque des modifications de nos prestations ou de la situation juridique l'exigent. La version en vigueur s'applique alors lors de votre prochaine visite.