Stand: 6. November 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Fairsend GmbH, Beim Braunstall 7, 97980 Bad Mergentheim, Deutschland
Telefon: +49 7931 9680271, E-Mail: info@fairsend.de
Geschäftsführer: Josef Weinmann

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@fairsend.de.

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen)

3. Verschlüsselung (zentraler Hinweis)

Fairsend ist auf Vertraulichkeit ausgelegt, setzt diese aber je nach Funktion unterschiedlich um. Das ist für das Verständnis der Datenverarbeitung wesentlich:

Dateiübertragungen werden im Browser des Absenders mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor sie unsere Server erreichen. Der Schlüssel steht im Adress-Fragment (#) des Links. Damit Sie Links später erneut kopieren können, speichern wir ihn zusätzlich verschlüsselt auf unseren Servern; der Betreiber ist dadurch technisch in der Lage, auf diese Inhalte zuzugreifen. Bei Sendungen mit Passwortschutz speichern wir keinen Schlüssel und können den Inhalt ohne das Passwort nicht entschlüsseln. Über die API oder das Outlook-Add-in geht das Passwort einmalig verschlüsselt an unseren Server, der daraus die Schutzdaten berechnet und weder Passwort noch Schlüssel speichert. Bei Übertragungen über die API ohne eigenen Schlüssel verschlüsselt unser Server die Daten beim Empfang.
Nachrichten und Dateien in der Dateiablage werden auf unseren Servern verschlüsselt gespeichert. Der zur Entschlüsselung erforderliche Schlüssel wird seinerseits mit einem nur uns bekannten, geschützten Hauptschlüssel verschlüsselt abgelegt. Bei einem reinen Datenbankzugriff (etwa in einer Sicherungskopie) sind diese Inhalte dadurch nicht lesbar. Dies ist eine serverseitige Verschlüsselung; der Betreiber ist technisch in der Lage, auf diese Inhalte zuzugreifen.

4. Löschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Folgende Fristen werden automatisiert durchgesetzt:

Übertragene Dateien: vom Absender festgelegt (24 Stunden bis 1 Jahr), danach unwiderrufliche Löschung
Dateien in der Dateiablage: nach der gewählten Aufbewahrungsdauer, automatische Löschung
Nachrichten: nach Ablauf bzw. nach dem Lesen, unwiderrufliche Zerstörung
Zugriffs- und Serverprotokolle: 7 Tage, danach Löschung
Anmeldeversuche: 24 Stunden
E-Mail-Bestätigungen und Passwort-Zurücksetzungen: 7 Tage
Fehlerprotokolle: 30 Tage
Daten zur Missbrauchs- und Bot-Erkennung (siehe Abschnitt 11): 30 Tage
Seitenaufrufe (Reichweitenmessung): 90 Tage
E-Mail-Versandprotokoll: 90 Tage
Sicherheitsprotokoll (Audit-Log): die IP-Adresse wird nach 90 Tagen entfernt; der Eintrag selbst bleibt zu Sicherheits- und Nachweiszwecken erhalten
Nicht bestätigte Konten: Konten, deren E-Mail-Adresse nicht innerhalb von 30 Tagen bestätigt wird, werden automatisch gelöscht
Kampagnenkennzeichen zu einer Bestellung: mit den Bestelldaten (siehe Abschnitt 14)
Google-Klick-Kennung (gclid) mit Einwilligung: nach Widerruf sofort, sonst spätestens 60 Tage nach der Einwilligung; ohne Einwilligung wird sie nicht gespeichert (siehe Abschnitt 14)
Rechnungen und Zahlungsbelege: 8 Jahre (gesetzliche Pflicht, siehe Abschnitt 4.2)

4.1 Löschung Ihres Kontos (Art. 17 DSGVO)

Wenn Sie Ihr Konto löschen, entfernen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten aus allen Bereichen der Plattform. Dies umfasst insbesondere: Nutzerprofil (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsanschrift, zuletzt verwendete IP-Adresse), Adressbuch und Kontakte, Dateiablage einschließlich aller Ordner und Dateien, gesendete Nachrichten und deren Anhänge (empfangene Nachrichten werden anonymisiert), Übertragungen einschließlich Empfängeradressen, Verschlüsselungsschlüssel und Zugriffs-IP-Adressen, die hinterlegten Dateinamen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, offene E-Mail-Bestätigungen und Passwort-Zurücksetzungen, Anmeldeversuche und Benachrichtigungseinstellungen, Team-Mitgliedschaften, Team-Kontakte und Team-Einladungen, API-Zugangsschlüssel (werden widerrufen), Seitenaufrufe und E-Mail-Versandprotokoll. Bei einer Konto-Löschung werden außerdem erteilte Lastschriftmandate beim Zahlungsdienstleister widerrufen.

In Protokollen, die aus Sicherheitsgründen erhalten bleiben müssen (Audit-Log, Fehlerprotokoll), wird der Personenbezug entfernt: IP-Adressen werden auf 0.0.0.0 gesetzt und die Zuordnung zu Ihrem Konto wird aufgehoben.

4.2 Ausnahme: gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Rechnungen, Zahlungsbelege und die zugehörigen Stammdaten müssen wir nach § 147 Abs. 3 AO und § 14b UStG acht Jahre aufbewahren. Diese Daten können wir auch auf Ihren Löschantrag hin nicht vorzeitig entfernen. Rechtsgrundlage ist Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO. Betroffen sind: Rechnungsnummer, Rechnungsanschrift, Firmenname, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsbeträge und Zahlungsdaten. Ihr Nutzerkonto bleibt aus demselben Grund als anonymisierter Datensatz bestehen und enthält nach der Löschung keinen Personenbezug mehr. Nach Ablauf der Frist werden auch diese Daten gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten erheben und speichern wir automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, abgerufene Seite bzw. Dateiname, Referrer-URL, verwendeter Browser und Betriebssystem, übertragene Datenmenge. Diese Daten werden nach 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität des Systems). Die Google-Klick-Kennung (gclid) wird in diesen Protokollen unkenntlich gemacht.

6. Nutzerkonto und Registrierung

Bei der Registrierung erheben wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort (als bcrypt-Hash gespeichert), optional Profilbild und Unternehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht innerhalb von 30 Tagen, wird das Konto automatisch gelöscht.

6.1 Anmeldung mit Firmenkonto (Microsoft Entra ID)

Wenn Sie sich mit Ihrem Firmenkonto bei Microsoft anmelden, übermittelt Microsoft uns Ihre Konto-ID, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Wir verwenden diese Angaben nur für die Anmeldung und die Zuordnung zu Ihrem Team. Die Anmeldung selbst findet bei Microsoft statt, es gelten dort die Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Dateiübertragung (Kernfunktion)

Im Rahmen einer Übertragung verarbeiten wir: Absender-E-Mail, Empfänger-E-Mail(s), eine Tracking-Kennung, Zeitstempel, verschlüsselte Dateigröße, Ablaufdatum und die IP-Adresse (zur Missbrauchserkennung). Die Dateiinhalte speichern wir nur verschlüsselt (siehe Abschnitt 3). Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die verschlüsselten Dateien automatisch und unwiederbringlich gelöscht.

7.1 Webhooks

Richten Sie in Ihrem Konto Webhooks ein, sendet Fairsend Statusmeldungen zu Ihren Sendungen an die von Ihnen angegebene Server-Adresse. Übermittelt werden Sendungsnummer, Art und Status der Sendung, Anzahl und Gesamtgröße der Dateien, Download-Zähler, Erstell- und Ablaufzeit sowie bei einem Download die E-Mail-Adresse des Empfängers, der heruntergeladen hat. Dateinamen und Dateiinhalte werden nicht übermittelt. Jede Meldung wird zur Fehlersuche 30 Tage in Ihrem Konto protokolliert und danach gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7.2 Add-in „Fairsend für Outlook“

Mit dem Add-in laden Sie Dateien und E-Mail-Anhänge direkt aus Outlook zu Fairsend hoch und fügen den Link zur Sendung in Ihre Nachricht ein. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen ausgewählten Dateien und Anhänge mit Größe und Dateityp sowie die Einstellungen der Sendung (Ablaufzeit, optionales Passwort). Betreff, Text und Empfänger Ihrer E-Mails liest das Add-in nicht.

Für die Anmeldung speichert das Add-in ein Anmeldetoken im Speicher des Add-ins auf Ihrem Gerät. Sie können die Verbindung jederzeit über „Abmelden“ im Add-in oder unter „Verbundene Apps“ in Ihrem Konto trennen. Ein Passwortwechsel trennt die Verbindung ebenfalls.

Das Add-in läuft in Outlook und nutzt die Programmbibliothek Office.js, die von Servern der Microsoft Corporation geladen wird. Dabei erhält Microsoft technische Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse. Microsoft ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Kündigung und Widerruf per Formular

Wenn Sie ein Abonnement über unser Kündigungsformular beenden oder einen Vertrag über unsere elektronische Widerrufsfunktion widerrufen, verarbeiten wir die dort angegebenen Daten (Name, Konto-E-Mail-Adresse, Bestätigungsadresse, Angaben zum betroffenen Vertrag wie Kundennummer, Bestell- oder Rechnungsnummer und Bestelldatum, Art und Zeitpunkt der Erklärung, eine freiwillige Anmerkung sowie die IP-Adresse) zur Bearbeitung und als Nachweis der Erklärung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

9. E-Mail-Versand

Wir versenden transaktionsbezogene E-Mails (Bestätigungscodes, Zustellbenachrichtigungen, Zustellnachweise, Kontomeldungen). Für den technischen Versand nutzen wir den Mailserver der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben. Es erfolgt kein Newsletter-Versand ohne ausdrückliche Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

10. Zahlungsabwicklung

Zahlungen werden über die Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande) abgewickelt, einen nach PCI-DSS zertifizierten Zahlungsdienstleister. Kredit- und Bankdaten werden ausschließlich durch Mollie verarbeitet und erreichen unsere Server zu keinem Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Datenschutzerklärung von Mollie: https://www.mollie.com/privacy

Um zu prüfen, ob eine Aktion bereits genutzt wurde, bilden wir aus Ihrem Zahlungsmittel und Ihrer Kundenkennung bei unserem Zahlungsdienstleister Mollie einen nicht umkehrbaren Prüfwert (HMAC) und speichern nur diesen Prüfwert in unserer eigenen Datenbank. Kartennummer oder IBAN speichern wir nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Prüfwerte löschen wir spätestens am 30.06.2027, auch wenn Ihr Konto vorher gelöscht wurde.

11. Sicherheit, Missbrauchs- und Zugriffsschutz

Zum Schutz der Plattform vor Angriffen und Missbrauch setzen wir technische Schutzmechanismen ein, die personenbezogene Daten verarbeiten:

Eine Firewall wertet die IP-Adresse und Merkmale der Anfrage aus und kann auffällige oder angreifende IP-Adressen vorübergehend sperren.
Zur Sicherung einzelner Inhalte kann der Zugriff auf bestimmte Länder beschränkt werden (Geo-Sperre). Dazu wird die IP-Adresse über eine lokale Datenbank einem Land zugeordnet. Zu statistischen Zwecken führen wir eine nach Ländern aufgeschlüsselte Zugriffsstatistik.
Zur Unterscheidung von Suchmaschinen und schadhaften automatisierten Zugriffen prüfen wir in Einzelfällen über eine DNS-Abfrage, ob eine IP-Adresse zu einem angegebenen Suchmaschinen-Betreiber gehört.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Störungsfreiheit des Dienstes). Die hierbei anfallenden Daten werden nach den in Abschnitt 4 genannten Fristen gelöscht.

12. Hosting und Serverstandort

Unsere Server und Speicher werden ausschließlich in Deutschland betrieben. Personenbezogene Daten gelangen nur dann in ein Drittland, wenn Sie bei einer Bestellung in die Meldung an Google eingewilligt haben (Abschnitt 14). Wir verwenden keine externen CDNs oder Cloud-Dienste; sämtliche Ressourcen (JavaScript, CSS, Schriftarten) werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert.

13. Cookies und Reichweitenmessung

13.1 Cookies. Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie (Anmeldung), ein Cookie für die bevorzugte Darstellung (hell/dunkel), ein Sprach-Cookie und Cookies für Barrierefreiheitseinstellungen. Wir verwenden keine Tracking-, Werbe- oder Marketing-Cookies und binden keine Analyse- oder Werbeskripte ein. Daten an Google übermitteln wir nur, wenn Sie im Bestellvorgang einwilligen (Abschnitt 14).

13.2 Eigene Reichweitenmessung (ohne Cookies). Zur Verbesserung unseres Angebots erfassen wir bei jedem Seitenaufruf technische Daten, ohne Cookies und ohne Wiedererkennung einzelner Personen: aufgerufene Seite und Zeitpunkt, verweisende Website (nur die Domain), Browsertyp und Gerätekategorie sowie einen anonymisierten Prüfwert anstelle Ihrer IP-Adresse. Zur Anonymisierung wird Ihre IP-Adresse zunächst gekürzt (bei IPv4 wird der letzte Zahlenblock auf 0 gesetzt) und erst dann zusammen mit einem täglich wechselnden Zufallswert zu einem Prüfwert verrechnet. Ihre vollständige IP-Adresse wird nicht gespeichert. Ein Personenbezug ist dadurch nicht herstellbar, ein tagesübergreifendes Wiedererkennen nicht möglich. Speicherdauer: 90 Tage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. Erfolgsmessung von Google-Anzeigen

Wir werben für Fairsend mit Anzeigen in der Google-Suche. Auf unserer Website setzen wir dafür keine Cookies und binden keine Skripte von Google ein.

a) Kampagnenstatistik: Unsere Anzeigen-Links enthalten ein Kampagnenkennzeichen. Kommt eine Bestellung über eine Anzeige zustande, speichern wir zu der Bestellung, über welche Kampagne sie kam. Wir nutzen diese Angabe nur für eigene, zusammengefasste Auswertungen (Anzahl der Bestellungen und Umsatz je Kampagne) und geben sie nicht weiter. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der wirtschaftlichen Steuerung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angabe wird mit den Bestelldaten gespeichert und mit diesen gelöscht.

b) Meldung an Google mit Ihrer Einwilligung: Wenn Sie über eine Google-Anzeige zu uns kommen, fügt Google der Adresse eine Klick-Kennung (gclid) hinzu. Wir speichern diese Kennung nicht auf Ihrem Gerät und nicht in Protokollen. Nur wenn Sie im Bestellvorgang ausdrücklich einwilligen, speichern wir sie zu Ihrer Bestellung und melden Google nach erfolgreicher Zahlung die Klick-Kennung, Bestellnummer, Bestellwert, Währung und Zeitpunkt. Wird die Bestellung erstattet, melden wir die Rücknahme. Google ordnet die Meldung dem Anzeigenklick zu; wir erhalten von Google nur zusammengefasste Werte. Ohne Einwilligung verwerfen wir die Klick-Kennung. Ihre Bestellung hängt davon nicht ab.

Empfänger ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet diese Daten als eigenständiger Verantwortlicher nach den Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms und kann sie an die Google LLC in den USA übermitteln. Die Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Informationen zur Verarbeitung durch Google: https://policies.google.com/privacy

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link in Ihrer Bestellbestätigung oder per E-Mail an info@fairsend.de. Nach dem Widerruf melden wir nichts mehr und löschen die Klick-Kennung. Andernfalls löschen wir sie spätestens 60 Tage nach Ihrer Einwilligung; den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir zu Nachweiszwecken auf.

15. Weitergabe an Dritte

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur zur Zahlungsabwicklung (Mollie, Abschnitt 10), zum technischen E-Mail-Versand (IONOS, Abschnitt 9), mit Ihrer Einwilligung zur Erfolgsmessung von Google-Anzeigen (Google, Abschnitt 14), bei gesetzlicher Verpflichtung oder zur Wahrung berechtigter Interessen bei Missbrauchsverdacht. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung (siehe Abschnitt „Erfolgsmessung von Google-Anzeigen“).

16. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Zur Ausübung wenden Sie sich an info@fairsend.de. Darüber hinaus können Sie Ihre Daten jederzeit selbst über die Kontoeinstellungen exportieren oder Ihr Konto löschen.

17. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn Änderungen unserer Leistungen oder der Rechtslage dies erfordern. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.