Senast uppdaterad: 6 november 2026

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen (GDPR) är:
Fairsend GmbH, Beim Braunstall 7, 97980 Bad Mergentheim, Tyskland
Telefon: +49 7931 9680271, e-post: info@fairsend.de
Verkställande direktör: Josef Weinmann

Vi har inte utsett något dataskyddsombud, eftersom de lagstadgade förutsättningarna för detta inte är uppfyllda. I alla frågor som gäller dataskydd når du oss på info@fairsend.de.

2. Rättslig grund för behandlingen

Vi behandlar personuppgifter på följande rättsliga grunder:

artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen (samtycke)
artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen (fullgörande av ett avtal eller åtgärder före avtalets ingående)
artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (fullgörande av en rättslig förpliktelse)
artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen (tillvaratagande av berättigade intressen, såvida inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter väger tyngre)

3. Kryptering (central information)

Fairsend är utformat för konfidentialitet, men genomför den på olika sätt beroende på funktion. Detta är väsentligt för att förstå uppgiftsbehandlingen:

Filöverföringar krypteras i avsändarens webbläsare med AES-256-GCM innan de når våra servrar. Nyckeln finns i länkens adressfragment (#). För att du ska kunna kopiera länkar på nytt senare lagrar vi den dessutom krypterad på våra servrar; operatören har därigenom teknisk möjlighet att komma åt detta innehåll. För försändelser med lösenordsskydd lagrar vi ingen nyckel och kan inte dekryptera innehållet utan lösenordet. Via API:et eller Outlook-tillägget skickas lösenordet en gång krypterat till vår server, som beräknar skyddsdata utifrån det och varken lagrar lösenordet eller nyckeln. Vid överföringar via API:et utan egen nyckel krypterar vår server data vid mottagandet.
Meddelanden och filer i fillagringen lagras krypterade på våra servrar. Nyckeln som krävs för dekryptering lagras i sin tur krypterad med en skyddad huvudnyckel som endast vi känner till. Vid enbart åtkomst till databasen (till exempel i en säkerhetskopia) är detta innehåll därmed inte läsbart. Detta är en kryptering på serversidan; operatören har teknisk möjlighet att komma åt detta innehåll.

4. Radering och lagringstid

Personuppgifter raderas eller spärras så snart syftet med lagringen upphör, i den mån inga lagstadgade lagringsskyldigheter hindrar det. Följande frister tillämpas automatiskt:

Överförda filer: fastställs av avsändaren (24 timmar till 1 år), därefter oåterkallelig radering
Filer i fillagringen: efter den valda lagringstiden, automatisk radering
Meddelanden: när de löper ut eller efter läsning, oåterkallelig förstöring
Åtkomst- och serverloggar: 7 dagar, därefter radering
Inloggningsförsök: 24 timmar
E-postbekräftelser och lösenordsåterställningar: 7 dagar
Felloggar: 30 dagar
Uppgifter för upptäckt av missbruk och botar (se avsnitt 11): 30 dagar
Sidvisningar (räckviddsmätning): 90 dagar
Logg över e-postutskick: 90 dagar
Säkerhetslogg (granskningslogg): IP-adressen tas bort efter 90 dagar; själva posten finns kvar för säkerhets- och bevisändamål
Obekräftade konton: konton vars e-postadress inte bekräftas inom 30 dagar raderas automatiskt
Kampanjkod för en beställning: tillsammans med beställningsuppgifterna (se avsnitt 14)
Googles klick-ID (gclid) med samtycke: direkt efter återkallelse, annars senast 60 dagar efter samtycket; utan samtycke sparas det inte (se avsnitt 14)
Fakturor och betalningsunderlag: 8 år (lagstadgad skyldighet, se avsnitt 4.2)

4.1 Radering av ditt konto (artikel 17 i dataskyddsförordningen)

När du raderar ditt konto tar vi bort eller anonymiserar dina personuppgifter i alla delar av plattformen. Detta omfattar särskilt: användarprofil (namn, e-postadress, telefonnummer, fakturaadress, senast använda IP-adress), adressbok och kontakter, fillagring inklusive alla mappar och filer, skickade meddelanden och deras bilagor (mottagna meddelanden anonymiseras), överföringar inklusive mottagaradresser, krypteringsnycklar och IP-adresser för åtkomst, de lagrade filnamnen, tvåfaktorsautentisering, öppna e-postbekräftelser och lösenordsåterställningar, inloggningsförsök och aviseringsinställningar, teammedlemskap, teamkontakter och teaminbjudningar, API-nycklar (återkallas), sidvisningar och logg över e-postutskick. Vid radering av kontot återkallas dessutom lämnade autogiromedgivanden hos betaltjänstleverantören.

I loggar som av säkerhetsskäl måste finnas kvar (granskningslogg, fellogg) tas kopplingen till person bort: IP-adresser sätts till 0.0.0.0 och kopplingen till ditt konto tas bort.

4.2 Undantag: lagstadgad lagringsskyldighet

Fakturor, betalningsunderlag och tillhörande grunddata måste vi enligt § 147 Abs. 3 AO och § 14b UStG spara i åtta år. Dessa uppgifter kan vi inte ta bort i förtid, inte heller på din begäran om radering. Rättslig grund är artikel 17.3 b i dataskyddsförordningen. Det gäller: fakturanummer, fakturaadress, företagsnamn, momsregistreringsnummer, fakturabelopp och betalningsuppgifter. Av samma skäl finns ditt användarkonto kvar som en anonymiserad post och innehåller efter raderingen ingen koppling till person längre. När fristen har löpt ut raderas även dessa uppgifter. Fristen börjar löpa vid utgången av det kalenderår då underlaget uppkom.

5. Serverloggfiler

När du besöker våra sidor samlar vi automatiskt in och lagrar information som din webbläsare överför: IP-adress, datum och klockslag för begäran, hämtad sida eller filnamn, hänvisande URL, använd webbläsare och operativsystem, överförd datamängd. Dessa uppgifter raderas efter 7 dagar. Rättslig grund är artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen (berättigat intresse av systemets säkerhet och stabilitet). Googles klick-ID (gclid) görs oläsligt i dessa loggar.

6. Användarkonto och registrering

Vid registreringen samlar vi in för- och efternamn, e-postadress och lösenord (lagrat som bcrypt-hash), valfritt profilbild och företag. Rättslig grund är artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen. Om du inte bekräftar din e-postadress inom 30 dagar raderas kontot automatiskt.

6.1 Inloggning med företagskonto (Microsoft Entra ID)

När du loggar in med ditt företagskonto hos Microsoft överför Microsoft ditt konto-ID, ditt namn och din e-postadress till oss. Vi använder dessa uppgifter endast för inloggningen och för kopplingen till ditt team. Själva inloggningen sker hos Microsoft, och där gäller Microsofts sekretesspolicy. Rättslig grund är artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen.

7. Filöverföring (kärnfunktion)

I samband med en överföring behandlar vi: avsändarens e-postadress, mottagarens e-postadress(er), ett spårnings-ID, tidsstämpel, krypterad filstorlek, utgångsdatum och IP-adressen (för att upptäcka missbruk). Filinnehållet lagrar vi endast krypterat (se avsnitt 3). När lagringstiden har löpt ut raderas de krypterade filerna automatiskt och oåterkalleligt.

7.1 Webhooks

Om du ställer in webhooks i ditt konto skickar Fairsend statusmeddelanden om dina försändelser till den serveradress du har angett. Följande överförs: försändelsenummer, försändelsens typ och status, antal filer och deras totala storlek, nedladdningsräknaren, tidpunkt för skapande och utgång samt vid en nedladdning e-postadressen till den mottagare som laddade ned. Filnamn och filinnehåll överförs inte. Varje meddelande loggas i ditt konto i 30 dagar för felsökning och raderas därefter. Rättslig grund är artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen.

7.2 Tillägget ”Fairsend för Outlook”

Med tillägget laddar du upp filer och e-postbilagor direkt från Outlook till Fairsend och infogar länken till försändelsen i ditt meddelande. Då behandlar vi de filer och bilagor du väljer, med storlek och filtyp, samt försändelsens inställningar (giltighetstid, valfritt lösenord). Tillägget läser inte ämne, text eller mottagare i dina e-postmeddelanden.

För inloggningen sparar tillägget en inloggningstoken i tilläggets lagring på din enhet. Du kan när som helst koppla från via ”Logga ut” i tillägget eller under ”Anslutna appar” i ditt konto. Även ett lösenordsbyte kopplar från tillägget.

Tillägget körs i Outlook och använder programbiblioteket Office.js, som läses in från servrar hos Microsoft Corporation. Då får Microsoft tekniska anslutningsuppgifter, till exempel din IP-adress. Microsoft är certifierat enligt EU-U.S. Data Privacy Framework. Microsofts sekretesspolicy gäller. Rättslig grund är artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen.

8. Uppsägning och frånträde via formulär

Om du avslutar ett abonnemang via vårt uppsägningsformulär eller frånträder ett avtal via vår elektroniska ångerfunktion behandlar vi de uppgifter som anges där (namn, kontots e-postadress, bekräftelseadress, uppgifter om det berörda avtalet såsom kundnummer, order- eller fakturanummer och beställningsdatum, typ och tidpunkt för meddelandet, en frivillig kommentar samt IP-adressen) för att hantera meddelandet och som bevis på det. Rättsliga grunder är artikel 6.1 b och 6.1 c i dataskyddsförordningen.

9. E-postutskick

Vi skickar transaktionsrelaterade e-postmeddelanden (bekräftelsekoder, leveransaviseringar, leveransbevis, kontomeddelanden). För det tekniska utskicket använder vi e-postservern hos IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Tyskland, med vilken vi har ingått ett personuppgiftsbiträdesavtal. Inga nyhetsbrev skickas utan uttryckligt samtycke. Rättslig grund är artikel 6.1 b respektive 6.1 f i dataskyddsförordningen.

10. Betalningshantering

Betalningar hanteras via Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Nederländerna), en betaltjänstleverantör certifierad enligt PCI-DSS. Kort- och bankuppgifter behandlas uteslutande av Mollie och når aldrig våra servrar. Rättslig grund är artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen. Mollies integritetspolicy: https://www.mollie.com/privacy

11. Säkerhet, skydd mot missbruk och åtkomstskydd

För att skydda plattformen mot attacker och missbruk använder vi tekniska skyddsmekanismer som behandlar personuppgifter:

En brandvägg analyserar IP-adressen och egenskaper hos begäran och kan tillfälligt spärra misstänkta eller angripande IP-adresser.
För att skydda enskilt innehåll kan åtkomsten begränsas till vissa länder (geoblockering). För detta kopplas IP-adressen till ett land via en lokal databas. För statistiska ändamål för vi en åtkomststatistik uppdelad per land.
För att skilja sökmotorer från skadliga automatiserade åtkomster kontrollerar vi i enskilda fall via en DNS-förfrågan om en IP-adress tillhör en angiven sökmotoroperatör.

Rättslig grund är artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen (berättigat intresse av tjänstens säkerhet och störningsfria drift). De uppgifter som uppstår i detta sammanhang raderas enligt de frister som anges i avsnitt 4.

12. Hosting och serverplats

Våra servrar och vår lagring drivs uteslutande i Tyskland. Personuppgifter hamnar i ett tredjeland bara om du vid en beställning har samtyckt till rapporten till Google (avsnitt 14). Vi använder inga externa CDN eller molntjänster; alla resurser (JavaScript, CSS, typsnitt) levereras från våra egna servrar.

13. Cookies och räckviddsmätning

13.1 Cookies. Vi använder uteslutande tekniskt nödvändiga cookies: en sessionscookie (inloggning), en cookie för önskat utseende (ljust/mörkt), en språkcookie och cookies för tillgänglighetsinställningar. Vi använder inga spårnings-, reklam- eller marknadsföringscookies och bäddar inte in några analys- eller reklamskript. Uppgifter överför vi till Google bara om du samtycker när du beställer (avsnitt 14).

13.2 Egen räckviddsmätning (utan cookies). För att förbättra vår tjänst registrerar vi vid varje sidvisning tekniska uppgifter, utan cookies och utan att känna igen enskilda personer: besökt sida och tidpunkt, hänvisande webbplats (endast domänen), webbläsartyp och enhetskategori samt ett anonymiserat kontrollvärde i stället för din IP-adress. För anonymiseringen förkortas din IP-adress först (vid IPv4 sätts det sista talblocket till 0) och räknas först därefter om till ett kontrollvärde tillsammans med ett slumpvärde som byts dagligen. Din fullständiga IP-adress lagras inte. Någon koppling till person kan därmed inte upprättas, och igenkänning över flera dagar är inte möjlig. Lagringstid: 90 dagar. Rättslig grund är artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen.

14. Resultatmätning av Google-annonser

Vi marknadsför Fairsend med annonser i Google Sök. För detta sätter vi inga cookies på vår webbplats och bäddar inte in några skript från Google.

a) Kampanjstatistik: Våra annonslänkar innehåller en kampanjkod. Om en beställning kommer till via en annons sparar vi vid beställningen vilken kampanj den kom från. Vi använder uppgiften bara för egna, sammanställda utvärderingar (antal beställningar och omsättning per kampanj) och lämnar inte ut den. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att styra vår reklam ekonomiskt (art. 6.1 f GDPR). Uppgiften sparas med beställningsuppgifterna och raderas tillsammans med dem.

b) Rapport till Google med ditt samtycke: Om du kommer till oss via en Google-annons lägger Google till ett klick-ID (gclid) i adressen. Vi sparar inte detta ID på din enhet och inte i loggar. Bara om du uttryckligen samtycker när du beställer sparar vi det vid din beställning och rapporterar efter lyckad betalning klick-ID, ordernummer, ordervärde, valuta och tidpunkt till Google. Om beställningen återbetalas rapporterar vi återkallelsen. Google kopplar rapporten till annonsklicket; vi får bara sammanställda värden från Google. Utan samtycke kastar vi klick-ID:t. Din beställning är inte beroende av det.

Mottagare är Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google behandlar uppgifterna som självständigt personuppgiftsansvarig enligt Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms och kan överföra dem till Google LLC i USA. Google LLC är certifierat enligt EU-US Data Privacy Framework; dessutom gäller standardavtalsklausuler. Information om Googles behandling: https://policies.google.com/privacy

Rättslig grund är ditt samtycke (art. 6.1 a GDPR). Du kan när som helst återkalla det med verkan för framtiden, via länken i din orderbekräftelse eller per e-post till info@fairsend.de. Efter återkallelsen rapporterar vi inget mer och raderar klick-ID:t. Annars raderar vi det senast 60 dagar efter ditt samtycke; beviset på ditt samtycke sparar vi i bevissyfte.

15. Utlämnande till tredje part

Personuppgifter lämnas till tredje part endast för betalningshantering (Mollie, avsnitt 10), för tekniska e-postutskick (IONOS, avsnitt 9), med ditt samtycke för resultatmätning av Google-annonser (Google, avsnitt 14), vid lagstadgad skyldighet eller för att tillvarata berättigade intressen vid misstanke om missbruk. Uppgifterna säljs inte. Utlämnande för reklamändamål sker endast med ditt samtycke (se avsnittet ”Resultatmätning av Google-annonser”).

16. Dina rättigheter som registrerad

Du har rätt till tillgång (artikel 15), rättelse (artikel 16), radering (artikel 17, i den mån ingen lagringsskyldighet hindrar det), begränsning av behandling (artikel 18), dataportabilitet (artikel 20) och att göra invändningar (artikel 21) samt rätt att när som helst återkalla ett lämnat samtycke med verkan för framtiden (artikel 7.3). För att utöva dina rättigheter kan du kontakta info@fairsend.de. Dessutom kan du när som helst själv exportera dina uppgifter eller radera ditt konto via kontoinställningarna.

17. Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten

Du har rätt att lämna klagomål till en tillsynsmyndighet för dataskydd. Den myndighet som är behörig för oss är: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

18. Ändringar av denna integritetspolicy

Vi anpassar denna integritetspolicy när ändringar av våra tjänster eller av rättsläget kräver det. Vid ditt nästa besök gäller då den version som är aktuell vid den tidpunkten.

Integritetspolicy