Adatvédelmi nyilatkozat

Hatályos: 2026. november 6.

1. Adatkezelő

Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) értelmében vett adatkezelő:
Fairsend GmbH, Beim Braunstall 7, 97980 Bad Mergentheim, Németország
Telefon: +49 7931 9680271, E-mail: info@fairsend.de
Ügyvezető: Josef Weinmann

Adatvédelmi tisztviselőt nem jelöltünk ki, mivel ennek jogszabályi feltételei nem állnak fenn. Minden adatvédelmi kérdésben az info@fairsend.de címen érhet el bennünket.

2. Az adatkezelés jogalapjai

Személyes adatokat a következő jogalapokon kezelünk:

• GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont (hozzájárulás)
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont (szerződés vagy szerződéskötést megelőző lépések teljesítése)
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont (jogi kötelezettség teljesítése)
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont (jogos érdekek érvényesítése, kivéve, ha az érintett érdekei vagy alapvető jogai ezekkel szemben elsőbbséget élveznek)

3. Titkosítás (központi tájékoztatás)

A Fairsend a bizalmasságra épül, ezt azonban funkciótól függően eltérő módon valósítja meg. Ez az adatkezelés megértése szempontjából lényeges:

• A fájlátviteleket a feladó böngészője AES-256-GCM eljárással titkosítja, mielőtt azok elérnék szervereinket. A kulcs a link fragmentumában (#) található. Annak érdekében, hogy a linkeket később újra kimásolhassa, titkosítva a szervereinken is tároljuk; az üzemeltető ezáltal technikailag képes hozzáférni ezekhez a tartalmakhoz. Jelszavas védelemmel ellátott küldemények esetén nem tárolunk kulcsot, és a jelszó nélkül nem tudjuk visszafejteni a tartalmat. Az API-n vagy az Outlook-bővítményen keresztül a jelszó egyszeri alkalommal titkosítva jut el szerverünkre, amely ebből kiszámítja a védelmi adatokat, és sem a jelszót, sem a kulcsot nem tárolja. Az API-n keresztüli, saját kulcs nélküli átvitelek esetén szerverünk a fogadáskor titkosítja az adatokat.
• Az üzeneteket és a fájltárban lévő fájlokat titkosítva tároljuk szervereinken. A visszafejtéshez szükséges kulcsot maga is titkosítva tároljuk, egy csak általunk ismert, védett mesterkulccsal. Így puszta adatbázis-hozzáférés esetén (például egy biztonsági másolatban) ezek a tartalmak nem olvashatók. Ez szerveroldali titkosítás; az üzemeltető technikailag képes hozzáférni ezekhez a tartalmakhoz.

4. Törlés és tárolási időtartam

A személyes adatokat töröljük vagy zároljuk, amint a tárolás célja megszűnik, feltéve, hogy ennek törvényi megőrzési kötelezettség nem áll útjában. A következő határidőket automatikusan érvényesítjük:

• Továbbított fájlok: a feladó határozza meg (24 órától 1 évig), ezt követően visszavonhatatlan törlés
• Fájlok a fájltárban: a választott megőrzési idő után automatikus törlés
• Üzenetek: lejárat után, illetve elolvasás után visszavonhatatlan megsemmisítés
• Hozzáférési és szervernaplók: 7 nap, ezt követően törlés
• Bejelentkezési kísérletek: 24 óra
• E-mail-megerősítések és jelszó-visszaállítások: 7 nap
• Hibanaplók: 30 nap
• A visszaélések és botok felismerésére szolgáló adatok (lásd a 11. szakaszt): 30 nap
• Oldalmegtekintések (látogatottságmérés): 90 nap
• E-mail-küldési napló: 90 nap
• Biztonsági napló (audit log): az IP-címet 90 nap után eltávolítjuk; maga a bejegyzés biztonsági és bizonyítási célból megmarad
• Nem megerősített fiókok: azokat a fiókokat, amelyek e-mail-címét 30 napon belül nem erősítik meg, automatikusan töröljük
• Kampányazonosító egy rendeléshez: a rendelési adatokkal együtt (lásd 14. szakasz)
• Google kattintásazonosító (gclid) hozzájárulással: visszavonás után azonnal, egyébként legkésőbb 60 nappal a hozzájárulás után; hozzájárulás nélkül nem tároljuk (lásd 14. szakasz)
• Számlák és fizetési bizonylatok: 8 év (törvényi kötelezettség, lásd a 4.2 szakaszt)

4.1 Fiókjának törlése (GDPR 17. cikk)

Ha törli fiókját, személyes adatait a platform minden területéről eltávolítjuk vagy anonimizáljuk. Ez különösen a következőkre terjed ki: felhasználói profil (név, e-mail-cím, telefonszám, számlázási cím, utoljára használt IP-cím), címjegyzék és névjegyek, fájltár az összes mappával és fájllal együtt, elküldött üzenetek és azok mellékletei (a fogadott üzeneteket anonimizáljuk), átvitelek a címzettek címeivel, a titkosítási kulcsokkal és a hozzáférési IP-címekkel együtt, a tárolt fájlnevek, kétfaktoros hitelesítés, függőben lévő e-mail-megerősítések és jelszó-visszaállítások, bejelentkezési kísérletek és értesítési beállítások, csapattagságok, csapatkapcsolatok és csapatmeghívók, API-hozzáférési kulcsok (ezeket visszavonjuk), oldalmegtekintések és e-mail-küldési napló. A fiók törlésekor ezen felül a fizetési szolgáltatónál megadott beszedési megbízásokat is visszavonjuk.

Azokban a naplókban, amelyeket biztonsági okokból meg kell őrizni (audit log, hibanapló), a személyes vonatkozást eltávolítjuk: az IP-címeket 0.0.0.0 értékre állítjuk, és megszüntetjük a fiókjához való hozzárendelést.

4.2 Kivétel: törvényi megőrzési kötelezettség

A számlákat, a fizetési bizonylatokat és a hozzájuk tartozó törzsadatokat a § 147 Abs. 3 AO és a § 14b UStG alapján nyolc évig meg kell őriznünk. Ezeket az adatokat törlési kérelmére sem távolíthatjuk el idő előtt. A jogalap a GDPR 17. cikk (3) bekezdés b) pontja. Érintett adatok: számlaszám, számlázási cím, cégnév, közösségi adószám, számlaösszegek és fizetési adatok. Felhasználói fiókja ugyanezen okból anonimizált adatrekordként megmarad, és a törlés után már nem tartalmaz személyes vonatkozást. A határidő lejárta után ezeket az adatokat is töröljük. A határidő annak a naptári évnek a végével kezdődik, amelyben a bizonylat keletkezett.

5. Szerver-naplófájlok

Oldalaink meglátogatásakor automatikusan gyűjtjük és tároljuk a böngészője által továbbított információkat: IP-cím, a lekérés dátuma és időpontja, a lekért oldal, illetve fájlnév, hivatkozó URL, a használt böngésző és operációs rendszer, a továbbított adatmennyiség. Ezeket az adatokat 7 nap után töröljük. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja (a rendszer biztonságához és stabilitásához fűződő jogos érdek). A Google kattintásazonosítót (gclid) ezekben a naplókban felismerhetetlenné tesszük.

6. Felhasználói fiók és regisztráció

Regisztrációkor a vezeték- és utónevet, az e-mail-címet és a jelszót (bcrypt-hashként tárolva), valamint opcionálisan a profilképet és a vállalatot gyűjtjük. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. Ha e-mail-címét 30 napon belül nem erősíti meg, a fiókot automatikusan töröljük.

6.1 Bejelentkezés céges fiókkal (Microsoft Entra ID)

Ha céges fiókjával a Microsoftnál jelentkezik be, a Microsoft továbbítja számunkra fiókazonosítóját, nevét és e-mail-címét. Ezeket az adatokat kizárólag a bejelentkezéshez és a csapatához való hozzárendeléshez használjuk. Maga a bejelentkezés a Microsoftnál történik, ahol a Microsoft adatvédelmi nyilatkozata érvényes. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja.

7. Fájlátvitel (alapfunkció)

Egy átvitel keretében a következő adatokat kezeljük: a feladó e-mail-címe, a címzett(ek) e-mail-címe(i), nyomkövetési azonosító, időbélyeg, a titkosított fájlméret, a lejárati dátum és az IP-cím (visszaélések felismerésére). A fájlok tartalmát csak titkosítva tároljuk (lásd a 3. szakaszt). A megőrzési idő lejárta után a titkosított fájlokat automatikusan és helyreállíthatatlanul töröljük.

7.1 Webhookok

Ha fiókjában webhookokat állít be, a Fairsend állapotértesítéseket küld küldeményeiről az Ön által megadott szervercímre. Továbbított adatok: a küldemény száma, a küldemény típusa és állapota, a fájlok száma és teljes mérete, a letöltésszámláló, a létrehozás és a lejárat időpontja, valamint letöltés esetén a letöltést végző címzett e-mail-címe. Fájlneveket és fájltartalmakat nem továbbítunk. Minden értesítést hibakeresés céljából 30 napig naplózunk a fiókjában, majd töröljük. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja.

7.2 „Fairsend for Outlook” bővítmény

A bővítménnyel fájlokat és e-mail-mellékleteket tölthet fel közvetlenül az Outlookból a Fairsendre, és a küldemény linkjét beillesztheti üzenetébe. Ennek során kezeljük az Ön által kiválasztott fájlokat és mellékleteket méretükkel és fájltípusukkal együtt, valamint a küldemény beállításait (lejárati idő, opcionális jelszó). A bővítmény nem olvassa el e-mailjei tárgyát, szövegét és címzettjeit.

A bejelentkezéshez a bővítmény egy bejelentkezési tokent tárol a bővítmény tárhelyén az Ön eszközén. A kapcsolatot bármikor megszakíthatja a bővítményben a „Kijelentkezés” lehetőséggel vagy fiókjában a „Csatlakoztatott alkalmazások” alatt. A jelszó módosítása szintén megszakítja a kapcsolatot.

A bővítmény az Outlookban fut, és az Office.js programkönyvtárat használja, amely a Microsoft Corporation szervereiről töltődik be. Ennek során a Microsoft technikai kapcsolati adatokat kap, például az Ön IP-címét. A Microsoft az EU-U.S. Data Privacy Framework keretében tanúsítvánnyal rendelkezik. A Microsoft adatvédelmi nyilatkozata érvényes. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja.

8. Felmondás és elállás űrlapon keresztül

Ha előfizetését a felmondási űrlapunkon keresztül szünteti meg, vagy elektronikus elállási funkciónkon keresztül eláll egy szerződéstől, az ott megadott adatokat (név, a fiókhoz tartozó e-mail-cím, visszaigazolási cím, az érintett szerződésre vonatkozó adatok, például ügyfélszám, rendelési vagy számlaszám és a megrendelés dátuma, a nyilatkozat típusa és időpontja, egy önkéntes megjegyzés, valamint az IP-cím) a nyilatkozat feldolgozása és igazolása céljából kezeljük. A jogalapok a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) és c) pontja.

9. E-mail-küldés

Tranzakciós e-maileket küldünk (megerősítő kódok, kézbesítési értesítések, kézbesítési igazolások, fiókkal kapcsolatos értesítések). A technikai kézbesítéshez az IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Németország levelezőszerverét használjuk, amellyel adatfeldolgozási szerződést kötöttünk. Kifejezett hozzájárulás nélkül hírlevelet nem küldünk. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b), illetve f) pontja.

10. Fizetések lebonyolítása

A fizetések lebonyolítása a Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Hollandia), egy PCI-DSS szerint tanúsított fizetési szolgáltató útján történik. A hitelkártya- és bankadatokat kizárólag a Mollie kezeli, ezek soha nem jutnak el szervereinkre. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. A Mollie adatvédelmi tájékoztatója: https://www.mollie.com/privacy

11. Biztonság, védelem a visszaélésekkel és a jogosulatlan hozzáféréssel szemben

A platform támadásokkal és visszaélésekkel szembeni védelme érdekében személyes adatokat kezelő technikai védelmi mechanizmusokat alkalmazunk:

• Egy tűzfal kiértékeli az IP-címet és a kérés jellemzőit, és ideiglenesen letilthatja a gyanús vagy támadó IP-címeket.
• Egyes tartalmak védelme érdekében a hozzáférés meghatározott országokra korlátozható (földrajzi korlátozás). Ehhez az IP-címet egy helyi adatbázis segítségével egy országhoz rendeljük. Statisztikai célból országonkénti bontású hozzáférési statisztikát vezetünk.
• A keresőmotorok és a kártékony automatizált hozzáférések megkülönböztetése érdekében egyedi esetekben DNS-lekérdezéssel ellenőrizzük, hogy egy IP-cím a megadott keresőmotor-üzemeltetőhöz tartozik-e.

A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja (a szolgáltatás biztonságához és zavartalan működéséhez fűződő jogos érdek). Az ennek során keletkező adatokat a 4. szakaszban megadott határidők szerint töröljük.

12. Tárhely és a szerverek helye

Szervereink és tárolóink kizárólag Németországban működnek. Személyes adatok csak akkor kerülnek harmadik országba, ha Ön egy rendelés során hozzájárult a Google-nek tett jelentéshez (14. szakasz). Nem használunk külső CDN-eket vagy felhőszolgáltatásokat; minden erőforrást (JavaScript, CSS, betűtípusok) saját szervereinkről szolgálunk ki.

13. Sütik és látogatottságmérés

13.1 Sütik. Kizárólag technikailag szükséges sütiket használunk: egy munkamenet-sütit (bejelentkezés), egy sütit az előnyben részesített megjelenéshez (világos/sötét), egy nyelvi sütit, valamint az akadálymentességi beállításokhoz használt sütiket. Nem használunk nyomkövető, reklám- vagy marketingcélú sütiket, és nem ágyazunk be elemző vagy reklámszkripteket. Adatokat a Google-nek csak akkor továbbítunk, ha Ön a rendelés során hozzájárul (14. szakasz).

13.2 Saját látogatottságmérés (sütik nélkül). Szolgáltatásunk fejlesztése érdekében minden oldalmegtekintéskor technikai adatokat rögzítünk, sütik nélkül és az egyes személyek felismerése nélkül: a megtekintett oldal és az időpont, a hivatkozó weboldal (csak a domain), a böngésző típusa és az eszközkategória, valamint az IP-címe helyett egy anonimizált ellenőrző érték. Az anonimizáláshoz IP-címét először lerövidítjük (IPv4 esetén az utolsó számblokkot 0-ra állítjuk), és csak ezután számítunk belőle egy naponta változó véletlen értékkel együtt ellenőrző értéket. Teljes IP-címét nem tároljuk. Így személyes vonatkozás nem hozható létre, és napokon átívelő felismerés nem lehetséges. Tárolási idő: 90 nap. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja.

14. A Google-hirdetések eredményességének mérése

A Fairsendet Google-keresési hirdetésekkel népszerűsítjük. Ehhez weboldalunkon nem helyezünk el sütiket, és nem ágyazunk be Google-szkripteket.

a) Kampánystatisztika: Hirdetéseink linkjei kampányazonosítót tartalmaznak. Ha egy rendelés hirdetésen keresztül jön létre, a rendeléshez tároljuk, melyik kampányból érkezett. Ezt az adatot csak saját, összesített kiértékelésekhez (rendelések száma és árbevétel kampányonként) használjuk, és nem adjuk tovább. A jogalap a reklámtevékenységünk gazdaságos irányításához fűződő jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Az adatot a rendelési adatokkal együtt tároljuk és azokkal együtt töröljük.

b) Jelentés a Google-nek az Ön hozzájárulásával: Ha Ön Google-hirdetésen keresztül érkezik hozzánk, a Google kattintásazonosítót (gclid) fűz a címhez. Ezt az azonosítót nem tároljuk az Ön eszközén és naplókban. Csak ha a rendelés során kifejezetten hozzájárul, tároljuk a rendeléséhez, és sikeres fizetés után jelentjük a Google-nek a kattintásazonosítót, a rendelésszámot, a rendelés értékét, a pénznemet és az időpontot. Ha a rendelés visszatérítésre kerül, jelentjük a visszavonást. A Google a jelentést a hirdetésre kattintáshoz rendeli; a Google-től csak összesített értékeket kapunk. Hozzájárulás nélkül a kattintásazonosítót elvetjük. Rendelése nem függ ettől.

A címzett a Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írország. A Google ezeket az adatokat önálló adatkezelőként kezeli a Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms alapján, és továbbíthatja a Google LLC részére az USA-ba. A Google LLC rendelkezik az EU-US Data Privacy Framework szerinti tanúsítással; kiegészítésképpen általános adatvédelmi kikötések is alkalmazandók. Tájékoztatás a Google adatkezeléséről: https://policies.google.com/privacy

A jogalap az Ön hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont). Hozzájárulását bármikor, a jövőre nézve visszavonhatja a rendelés-visszaigazolásban található linken vagy e-mailben a(z) info@fairsend.de címen. A visszavonás után semmit sem jelentünk, és töröljük a kattintásazonosítót. Ellenkező esetben legkésőbb 60 nappal a hozzájárulása után töröljük; a hozzájárulás igazolását bizonyítási célból megőrizzük.

15. Továbbítás harmadik felek részére

Személyes adatokat harmadik felek részére csak a fizetés lebonyolítása (Mollie, 10. szakasz), a technikai e-mail-küldés (IONOS, 9. szakasz), az Ön hozzájárulásával a Google-hirdetések eredményességének mérése (Google, 14. szakasz) céljából, törvényi kötelezettség esetén, vagy visszaélés gyanúja esetén jogos érdekek érvényesítése érdekében továbbítunk. Adatokat nem értékesítünk. Reklámcélú továbbításra kizárólag az Ön hozzájárulásával kerül sor (lásd a „A Google-hirdetések eredményességének mérése” című szakaszt).

16. Az Ön mint érintett jogai

Önt megilleti a hozzáféréshez (15. cikk), a helyesbítéshez (16. cikk), a törléshez (17. cikk, amennyiben annak megőrzési kötelezettség nem áll útjában), az adatkezelés korlátozásához (18. cikk), az adathordozhatósághoz (20. cikk) és a tiltakozáshoz (21. cikk) való jog, valamint az a jog, hogy megadott hozzájárulását bármikor, jövőbeli hatállyal visszavonja (7. cikk (3) bekezdés). Jogai gyakorlásához forduljon hozzánk az info@fairsend.de címen. Ezen túlmenően adatait bármikor maga is exportálhatja, vagy törölheti fiókját a fiókbeállításokban.

17. Panasztételi jog a felügyeleti hatóságnál

Önnek joga van panaszt tenni egy adatvédelmi felügyeleti hatóságnál. A ránk nézve illetékes hatóság: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

18. Az adatvédelmi tájékoztató módosításai

Ezt az adatvédelmi tájékoztatót módosítjuk, ha szolgáltatásaink vagy a jogi környezet változásai ezt szükségessé teszik. Következő látogatásakor mindig az aktuális változat érvényes.