Última atualização: 6 de novembro de 2026

1. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento na aceção do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) é:
Fairsend GmbH, Beim Braunstall 7, 97980 Bad Mergentheim, Alemanha
Telefone: +49 7931 9680271, E-mail: info@fairsend.de
Gerente: Josef Weinmann

Não designámos um encarregado da proteção de dados, uma vez que não se verificam os requisitos legais para tal. Para todas as questões relativas à proteção de dados, pode contactar-nos através de info@fairsend.de.

2. Fundamentos jurídicos do tratamento

Tratamos dados pessoais com base nos seguintes fundamentos jurídicos:

Artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD (consentimento)
Artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD (execução de um contrato ou de diligências pré-contratuais)
Artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD (cumprimento de uma obrigação jurídica)
Artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (prossecução de interesses legítimos, exceto se prevalecerem os interesses ou direitos fundamentais do titular dos dados)

3. Encriptação (nota essencial)

O Fairsend foi concebido para a confidencialidade, mas aplica-a de forma diferente consoante a função. Isto é essencial para compreender o tratamento de dados:

As transmissões de ficheiros são encriptadas no navegador do remetente com AES-256-GCM antes de chegarem aos nossos servidores. A chave encontra-se no fragmento do endereço (#) da ligação. Para que possa voltar a copiar as ligações mais tarde, guardamo-la adicionalmente encriptada nos nossos servidores; o operador tem, por isso, capacidade técnica para aceder a estes conteúdos. Nos envios com proteção por palavra-passe, não guardamos nenhuma chave e não podemos desencriptar o conteúdo sem a palavra-passe. Através da API ou do suplemento para Outlook, a palavra-passe é enviada uma única vez encriptada para o nosso servidor, que calcula a partir dela os dados de proteção e não guarda nem a palavra-passe nem a chave. Nas transmissões através da API sem chave própria, o nosso servidor encripta os dados no momento da receção.
As mensagens e os ficheiros no armazenamento de ficheiros são guardados encriptados nos nossos servidores. A chave necessária para a desencriptação é, por sua vez, guardada encriptada com uma chave mestra protegida, conhecida apenas por nós. Em caso de mero acesso à base de dados (por exemplo, numa cópia de segurança), estes conteúdos não são, por isso, legíveis. Trata-se de uma encriptação do lado do servidor; o operador tem capacidade técnica para aceder a estes conteúdos.

4. Apagamento e prazo de conservação

Os dados pessoais são apagados ou bloqueados logo que deixe de existir a finalidade da conservação, desde que não se oponham obrigações legais de conservação. Os seguintes prazos são aplicados de forma automatizada:

Ficheiros transmitidos: definidos pelo remetente (24 horas a 1 ano), seguindo-se o apagamento irrevogável
Ficheiros no armazenamento de ficheiros: após o prazo de conservação escolhido, apagamento automático
Mensagens: após a expiração ou após a leitura, destruição irrevogável
Registos de acesso e do servidor: 7 dias, seguindo-se o apagamento
Tentativas de início de sessão: 24 horas
Confirmações de e-mail e reposições de palavra-passe: 7 dias
Registos de erros: 30 dias
Dados para a deteção de abusos e de bots (ver secção 11): 30 dias
Visualizações de páginas (medição de audiência): 90 dias
Registo de envio de e-mails: 90 dias
Registo de segurança (registo de auditoria): o endereço IP é removido após 90 dias; a entrada propriamente dita é mantida para fins de segurança e de prova
Contas não confirmadas: as contas cujo endereço de e-mail não seja confirmado no prazo de 30 dias são apagadas automaticamente
Identificador de campanha de uma encomenda: juntamente com os dados da encomenda (ver secção 14)
ID de clique da Google (gclid) com consentimento: imediatamente após a retirada; caso contrário, no máximo 60 dias após o consentimento; sem consentimento não é guardado (ver secção 14)
Faturas e comprovativos de pagamento: 8 anos (obrigação legal, ver secção 4.2)

4.1 Apagamento da sua conta (artigo 17.º do RGPD)

Se apagar a sua conta, removemos ou anonimizamos os seus dados pessoais de todas as áreas da plataforma. Isto abrange, em especial: perfil de utilizador (nome, endereço de e-mail, número de telefone, endereço de faturação, último endereço IP utilizado), livro de endereços e contactos, armazenamento de ficheiros, incluindo todas as pastas e ficheiros, mensagens enviadas e respetivos anexos (as mensagens recebidas são anonimizadas), transmissões, incluindo endereços dos destinatários, chaves de encriptação e endereços IP de acesso, os nomes de ficheiros guardados, autenticação de dois fatores, confirmações de e-mail e reposições de palavra-passe pendentes, tentativas de início de sessão e definições de notificação, associações a equipas, contactos de equipa e convites de equipa, chaves de acesso à API (são revogadas), visualizações de páginas e registo de envio de e-mails. Em caso de apagamento da conta, são ainda revogados junto do prestador de serviços de pagamento os mandatos de débito direto concedidos.

Nos registos que têm de ser mantidos por razões de segurança (registo de auditoria, registo de erros), é removida a referência pessoal: os endereços IP são definidos como 0.0.0.0 e a associação à sua conta é eliminada.

4.2 Exceção: obrigação legal de conservação

Nos termos do § 147 Abs. 3 AO e do § 14b UStG, temos de conservar as faturas, os comprovativos de pagamento e os respetivos dados de base durante oito anos. Não podemos remover estes dados antecipadamente, mesmo a seu pedido de apagamento. O fundamento jurídico é o artigo 17.º, n.º 3, alínea b), do RGPD. Estão abrangidos: número da fatura, endereço de faturação, nome da empresa, número de identificação para efeitos de IVA, montantes faturados e dados de pagamento. Pelo mesmo motivo, a sua conta de utilizador mantém-se como registo anonimizado e, após o apagamento, deixa de conter qualquer referência pessoal. Após o termo do prazo, também estes dados são apagados. O prazo começa a contar no final do ano civil em que o comprovativo foi emitido.

5. Ficheiros de registo do servidor

Ao aceder às nossas páginas, recolhemos e guardamos automaticamente informações transmitidas pelo seu navegador: endereço IP, data e hora do pedido, página ou nome do ficheiro acedido, URL de referência, navegador e sistema operativo utilizados, volume de dados transferido. Estes dados são apagados após 7 dias. O fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (interesse legítimo na segurança e estabilidade do sistema). O ID de clique da Google (gclid) é tornado irreconhecível nestes registos.

6. Conta de utilizador e registo

No registo, recolhemos o nome próprio e o apelido, o endereço de e-mail e a palavra-passe (guardada como hash bcrypt) e, opcionalmente, a fotografia de perfil e a empresa. O fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD. Se não confirmar o seu endereço de e-mail no prazo de 30 dias, a conta é apagada automaticamente.

6.1 Início de sessão com conta empresarial (Microsoft Entra ID)

Se iniciar sessão com a sua conta empresarial na Microsoft, a Microsoft transmite-nos o identificador da sua conta, o seu nome e o seu endereço de e-mail. Utilizamos estes dados apenas para o início de sessão e para a associação à sua equipa. O início de sessão propriamente dito ocorre na Microsoft, onde se aplica a declaração de privacidade da Microsoft. O fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD.

7. Transmissão de ficheiros (função principal)

No âmbito de uma transmissão, tratamos: e-mail do remetente, e-mail(s) do(s) destinatário(s), um identificador de rastreio, carimbo temporal, tamanho do ficheiro encriptado, data de expiração e o endereço IP (para a deteção de abusos). Guardamos os conteúdos dos ficheiros apenas encriptados (ver secção 3). Após o termo do prazo de conservação, os ficheiros encriptados são apagados automaticamente e de forma irrecuperável.

7.1 Webhooks

Se configurar webhooks na sua conta, o Fairsend envia notificações de estado sobre as suas transmissões para o endereço de servidor que indicou. São transmitidos o número da transmissão, o tipo e o estado da transmissão, o número e o tamanho total dos ficheiros, o contador de transferências, a hora de criação e de expiração e, no caso de uma transferência, o endereço de e-mail do destinatário que transferiu os ficheiros. Os nomes e os conteúdos dos ficheiros não são transmitidos. Cada notificação é registada na sua conta durante 30 dias para a deteção de erros e apagada em seguida. O fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD.

7.2 Suplemento «Fairsend para Outlook»

Com o suplemento, carrega ficheiros e anexos de e-mail diretamente do Outlook para o Fairsend e insere a ligação para a transmissão na sua mensagem. Para o efeito, tratamos os ficheiros e anexos que selecionar, com o respetivo tamanho e tipo de ficheiro, bem como as definições da transmissão (prazo de expiração, palavra-passe opcional). O suplemento não lê o assunto, o texto nem os destinatários dos seus e-mails.

Para o início de sessão, o suplemento guarda um token de sessão no armazenamento do suplemento no seu dispositivo. Pode desligar a ligação a qualquer momento através de «Terminar sessão» no suplemento ou em «Apps ligadas» na sua conta. Uma alteração da palavra-passe também desliga a ligação.

O suplemento funciona no Outlook e utiliza a biblioteca de programas Office.js, carregada a partir de servidores da Microsoft Corporation. Neste processo, a Microsoft recebe dados técnicos de ligação, como o seu endereço IP. A Microsoft está certificada ao abrigo do EU-U.S. Data Privacy Framework. Aplica-se a declaração de privacidade da Microsoft. O fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD.

8. Rescisão e retratação através de formulário

Se terminar uma subscrição através do nosso formulário de rescisão ou se retratar de um contrato através da nossa função eletrónica de retratação, tratamos os dados aí indicados (nome, endereço de e-mail da conta, endereço para confirmação, informações sobre o contrato em causa, como o número de cliente, o número da encomenda ou da fatura e a data da encomenda, tipo e momento da declaração, uma observação facultativa, bem como o endereço IP) para o processamento e como prova da declaração. Os fundamentos jurídicos são o artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e c), do RGPD.

9. Envio de e-mails

Enviamos e-mails transacionais (códigos de confirmação, notificações de entrega, comprovativos de entrega, avisos relativos à conta). Para o envio técnico, utilizamos o servidor de correio da IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Alemanha, com a qual celebrámos um contrato de subcontratação. Não são enviadas newsletters sem consentimento expresso. O fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea b) ou alínea f), do RGPD.

10. Processamento de pagamentos

Os pagamentos são processados através da Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Países Baixos), um prestador de serviços de pagamento certificado segundo a norma PCI-DSS. Os dados de cartão de crédito e bancários são tratados exclusivamente pela Mollie e nunca chegam aos nossos servidores. O fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD. Política de privacidade da Mollie: https://www.mollie.com/privacy

11. Segurança, proteção contra abusos e controlo de acessos

Para proteger a plataforma contra ataques e abusos, utilizamos mecanismos técnicos de proteção que tratam dados pessoais:

Uma firewall avalia o endereço IP e as características do pedido e pode bloquear temporariamente endereços IP suspeitos ou atacantes.
Para proteger determinados conteúdos, o acesso pode ser restringido a determinados países (bloqueio geográfico). Para o efeito, o endereço IP é associado a um país através de uma base de dados local. Para fins estatísticos, mantemos uma estatística de acessos discriminada por país.
Para distinguir motores de busca de acessos automatizados maliciosos, verificamos, em casos individuais, através de uma consulta DNS, se um endereço IP pertence a um determinado operador de motor de busca indicado.

O fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD (interesse legítimo na segurança e no funcionamento sem perturbações do serviço). Os dados gerados neste contexto são apagados de acordo com os prazos indicados na secção 4.

12. Alojamento e localização dos servidores

Os nossos servidores e o nosso armazenamento são operados exclusivamente na Alemanha. Os dados pessoais só chegam a um país terceiro se, numa encomenda, tiver consentido a comunicação à Google (secção 14). Não utilizamos CDN externas nem serviços de nuvem; todos os recursos (JavaScript, CSS, tipos de letra) são fornecidos a partir dos nossos próprios servidores.

13. Cookies e medição de audiência

13.1 Cookies. Utilizamos exclusivamente cookies tecnicamente necessários: um cookie de sessão (início de sessão), um cookie para a apresentação preferida (claro/escuro), um cookie de idioma e cookies para as definições de acessibilidade. Não utilizamos cookies de rastreio, de publicidade ou de marketing e não integramos scripts de análise ou de publicidade. Só transmitimos dados à Google se consentir durante a encomenda (secção 14).

13.2 Medição de audiência própria (sem cookies). Para melhorar a nossa oferta, registamos dados técnicos em cada visualização de página, sem cookies e sem reconhecimento de pessoas individuais: página visitada e momento, sítio web de referência (apenas o domínio), tipo de navegador e categoria de dispositivo, bem como um valor de controlo anonimizado em vez do seu endereço IP. Para a anonimização, o seu endereço IP é primeiro truncado (no IPv4, o último bloco numérico é definido como 0) e só depois combinado com um valor aleatório que muda diariamente para gerar um valor de controlo. O seu endereço IP completo não é guardado. Deste modo, não é possível estabelecer uma referência pessoal nem um reconhecimento de um dia para o outro. Prazo de conservação: 90 dias. O fundamento jurídico é o artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD.

14. Medição do desempenho dos anúncios Google

Publicitamos a Fairsend com anúncios na Pesquisa Google. Para isso, não colocamos cookies no nosso website nem integramos scripts da Google.

a) Estatística de campanhas: As ligações dos nossos anúncios contêm um identificador de campanha. Se uma encomenda resultar de um anúncio, guardamos com a encomenda a campanha de que proveio. Utilizamos esta informação apenas para avaliações próprias e agregadas (número de encomendas e volume de negócios por campanha) e não a transmitimos. O fundamento jurídico é o nosso interesse legítimo na gestão económica da nossa publicidade (art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD). A informação é guardada com os dados da encomenda e eliminada juntamente com eles.

b) Comunicação à Google com o seu consentimento: Se chegar até nós através de um anúncio Google, a Google acrescenta ao endereço um ID de clique (gclid). Não guardamos este identificador no seu dispositivo nem em registos. Só se consentir expressamente durante a encomenda é que o guardamos com a sua encomenda e, após o pagamento bem-sucedido, comunicamos à Google o ID de clique, o número da encomenda, o valor da encomenda, a moeda e a hora. Se a encomenda for reembolsada, comunicamos a anulação. A Google associa a comunicação ao clique no anúncio; da Google recebemos apenas valores agregados. Sem consentimento, descartamos o ID de clique. A sua encomenda não depende disso.

O destinatário é a Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda. A Google trata estes dados como responsável pelo tratamento independente nos termos dos Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms e pode transferi-los para a Google LLC nos EUA. A Google LLC está certificada ao abrigo do EU-US Data Privacy Framework; aplicam-se ainda cláusulas contratuais-tipo. Informações sobre o tratamento pela Google: https://policies.google.com/privacy

O fundamento jurídico é o seu consentimento (art. 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD). Pode retirá-lo a qualquer momento com efeitos para o futuro, através da ligação na sua confirmação de encomenda ou por e-mail para info@fairsend.de. Após a retirada, não comunicamos mais nada e eliminamos o ID de clique. Caso contrário, eliminamo-lo no máximo 60 dias após o seu consentimento; conservamos a prova do seu consentimento para efeitos de prova.

15. Transmissão a terceiros

A transmissão de dados pessoais a terceiros ocorre apenas para o processamento de pagamentos (Mollie, secção 10), para o envio técnico de e-mails (IONOS, secção 9), com o seu consentimento para a medição do desempenho dos anúncios Google (Google, secção 14), em caso de obrigação legal ou para a prossecução de interesses legítimos em caso de suspeita de abuso. Não há qualquer venda de dados. A transmissão para fins publicitários só ocorre com o seu consentimento (ver secção «Medição do desempenho dos anúncios Google»).

16. Os seus direitos enquanto titular dos dados

Tem direito de acesso (artigo 15.º), retificação (artigo 16.º), apagamento (artigo 17.º, desde que não se oponha uma obrigação de conservação), limitação do tratamento (artigo 18.º), portabilidade dos dados (artigo 20.º) e oposição (artigo 21.º), bem como o direito de retirar a qualquer momento, com efeitos para o futuro, um consentimento dado (artigo 7.º, n.º 3). Para exercer estes direitos, contacte info@fairsend.de. Além disso, pode, a qualquer momento, exportar os seus dados ou apagar a sua conta nas definições da conta.

17. Direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo

Tem o direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo da proteção de dados. A autoridade competente para nós é: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

18. Alterações a esta política de privacidade

Adaptamos esta política de privacidade quando alterações dos nossos serviços ou da situação jurídica o exijam. Na sua próxima visita, aplica-se então a versão em vigor nesse momento.