Päivitetty: 6.11.2026

1. Rekisterinpitäjä

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR) tarkoitettu rekisterinpitäjä on:
Fairsend GmbH, Beim Braunstall 7, 97980 Bad Mergentheim, Saksa
Puhelin: +49 7931 9680271, sähköposti: info@fairsend.de
Toimitusjohtaja: Josef Weinmann

Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa, koska sen lakisääteiset edellytykset eivät täyty. Kaikissa tietosuojaa koskevissa asioissa tavoitat meidät osoitteesta info@fairsend.de.

2. Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:

tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta (suostumus)
tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimuksen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden täytäntöönpano)
tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettujen etujen toteuttaminen, jollei rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ole niitä painavampia)

3. Salaus (keskeinen tieto)

Fairsend on suunniteltu luottamuksellisuutta silmällä pitäen, mutta toteuttaa sen eri toiminnoissa eri tavoin. Tämä on olennaista tietojenkäsittelyn ymmärtämiseksi:

Tiedostonsiirrot salataan lähettäjän selaimessa AES-256-GCM:llä ennen kuin ne saapuvat palvelimillemme. Avain on linkin osoitefragmentissa (#). Jotta voit kopioida linkit myöhemmin uudelleen, tallennamme sen lisäksi salattuna palvelimillemme; tämän vuoksi ylläpitäjä pystyy teknisesti pääsemään näihin sisältöihin. Salasanasuojatuissa lähetyksissä emme tallenna avainta emmekä voi purkaa sisällön salausta ilman salasanaa. API:n tai Outlook-apuohjelman kautta salasana lähetetään kerran salattuna palvelimellemme, joka laskee siitä suojaustiedot eikä tallenna salasanaa eikä avainta. API:n kautta tehdyissä siirroissa ilman omaa avainta palvelimemme salaa tiedot vastaanottaessaan ne.
Viestit ja tiedostot tiedostosäilössä tallennetaan palvelimillemme salattuina. Niiden salauksen purkamiseen tarvittava avain puolestaan tallennetaan salattuna suojatulla pääavaimella, jonka tunnemme vain me. Pelkällä tietokantapääsyllä (esimerkiksi varmuuskopiossa) nämä sisällöt eivät siksi ole luettavissa. Kyse on palvelinpuolen salauksesta; ylläpitäjä pystyy teknisesti pääsemään näihin sisältöihin.

4. Poistaminen ja säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan tai niiden käyttö estetään heti, kun tallentamisen tarkoitus lakkaa, jollei lakisääteisiä säilytysvelvollisuuksia ole. Seuraavia määräaikoja noudatetaan automaattisesti:

Siirretyt tiedostot: lähettäjän määrittämä aika (24 tunnista 1 vuoteen), minkä jälkeen peruuttamaton poisto
Tiedostot tiedostosäilössä: valitun säilytysajan jälkeen automaattinen poisto
Viestit: vanhenemisen tai lukemisen jälkeen peruuttamaton tuhoaminen
Käyttö- ja palvelinlokit: 7 päivää, minkä jälkeen poisto
Kirjautumisyritykset: 24 tuntia
Sähköpostivahvistukset ja salasanan palautukset: 7 päivää
Virhelokit: 30 päivää
Väärinkäytösten ja bottien tunnistamiseen liittyvät tiedot (ks. kohta 11): 30 päivää
Sivunkatselut (kävijämäärien mittaus): 90 päivää
Sähköpostien lähetysloki: 90 päivää
Tietoturvaloki (audit-loki): IP-osoite poistetaan 90 päivän kuluttua; itse merkintä säilytetään tietoturva- ja todentamistarkoituksia varten
Vahvistamattomat tilit: tilit, joiden sähköpostiosoitetta ei vahvisteta 30 päivän kuluessa, poistetaan automaattisesti
Tilauksen kampanjatunniste: yhdessä tilaustietojen kanssa (ks. kohta 14)
Googlen klikkaustunnus (gclid) suostumuksella: heti suostumuksen perumisen jälkeen, muuten viimeistään 60 päivää suostumuksen antamisesta; ilman suostumusta sitä ei tallenneta (ks. kohta 14)
Laskut ja maksutositteet: 8 vuotta (lakisääteinen velvoite, ks. kohta 4.2)

4.1 Tilisi poistaminen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Kun poistat tilisi, poistamme tai anonymisoimme henkilötietosi alustan kaikilta osa-alueilta. Tähän kuuluvat erityisesti: käyttäjäprofiili (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, laskutusosoite, viimeksi käytetty IP-osoite), osoitekirja ja yhteystiedot, tiedostosäilö kaikkine kansioineen ja tiedostoineen, lähetetyt viestit ja niiden liitteet (vastaanotetut viestit anonymisoidaan), siirrot vastaanottajien osoitteineen, salausavaimineen ja käyttöön liittyvine IP-osoitteineen, tallennetut tiedostonimet, kaksivaiheinen tunnistautuminen, avoimet sähköpostivahvistukset ja salasanan palautukset, kirjautumisyritykset ja ilmoitusasetukset, tiimijäsenyydet, tiimin yhteystiedot ja tiimikutsut, API-avaimet (ne mitätöidään), sivunkatselut ja sähköpostien lähetysloki. Tilin poistamisen yhteydessä myös annetut suoraveloitusvaltuutukset peruutetaan maksupalveluntarjoajalla.

Lokeista, jotka on säilytettävä tietoturvasyistä (audit-loki, virheloki), poistetaan henkilöön liittyvät tiedot: IP-osoitteet asetetaan arvoon 0.0.0.0 ja yhteys tiliisi poistetaan.

4.2 Poikkeus: lakisääteinen säilytysvelvollisuus

Laskut, maksutositteet ja niihin liittyvät perustiedot meidän on säilytettävä § 147 Abs. 3 AO:n ja § 14b UStG:n mukaisesti kahdeksan vuoden ajan. Emme voi poistaa näitä tietoja ennenaikaisesti edes poistopyynnöstäsi. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan b alakohta. Tämä koskee seuraavia tietoja: laskun numero, laskutusosoite, yrityksen nimi, arvonlisäverotunniste, laskujen summat ja maksutiedot. Samasta syystä käyttäjätilisi säilyy anonymisoituna tietueena, joka ei poistamisen jälkeen enää sisällä henkilöön liittyviä tietoja. Määräajan päätyttyä myös nämä tiedot poistetaan. Määräaika alkaa sen kalenterivuoden lopusta, jona tosite on syntynyt.

5. Palvelimen lokitiedostot

Kun käytät sivujamme, keräämme ja tallennamme automaattisesti tietoja, jotka selaimesi välittää: IP-osoite, pyynnön päivämäärä ja kellonaika, haettu sivu tai tiedostonimi, viittaava URL-osoite, käytetty selain ja käyttöjärjestelmä, siirretyn datan määrä. Nämä tiedot poistetaan 7 päivän kuluttua. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu järjestelmän turvallisuuteen ja vakauteen). Googlen klikkaustunnus (gclid) tehdään näissä lokeissa tunnistamattomaksi.

6. Käyttäjätili ja rekisteröityminen

Rekisteröitymisen yhteydessä keräämme etu- ja sukunimen, sähköpostiosoitteen ja salasanan (tallennetaan bcrypt-tiivisteenä) sekä valinnaisesti profiilikuvan ja yrityksen. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. Jos et vahvista sähköpostiosoitettasi 30 päivän kuluessa, tili poistetaan automaattisesti.

6.1 Kirjautuminen yritystilillä (Microsoft Entra ID)

Kun kirjaudut yritystililläsi Microsoftin kautta, Microsoft välittää meille tilisi tunnisteen, nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Käytämme näitä tietoja vain kirjautumiseen ja tiimiisi liittämiseen. Itse kirjautuminen tapahtuu Microsoftilla, jolloin siihen sovelletaan Microsoftin tietosuojaehtoja. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.

7. Tiedostonsiirto (ydintoiminto)

Siirron yhteydessä käsittelemme seuraavia tietoja: lähettäjän sähköpostiosoite, vastaanottajan sähköpostiosoite(et), seurantatunnus, aikaleimat, salatun tiedoston koko, vanhenemispäivä ja IP-osoite (väärinkäytösten tunnistamiseksi). Tallennamme tiedostojen sisällön vain salattuna (ks. kohta 3). Säilytysajan päätyttyä salatut tiedostot poistetaan automaattisesti ja pysyvästi.

7.1 Webhookit

Jos otat tililläsi käyttöön webhookeja, Fairsend lähettää lähetyksiäsi koskevia tilailmoituksia antamaasi palvelinosoitteeseen. Välitettäviä tietoja ovat lähetysnumero, lähetyksen tyyppi ja tila, tiedostojen määrä ja kokonaiskoko, latauslaskuri, luonti- ja vanhenemisaika sekä latauksen yhteydessä tiedostot ladanneen vastaanottajan sähköpostiosoite. Tiedostonimiä ja tiedostojen sisältöä ei välitetä. Jokainen ilmoitus kirjataan vianetsintää varten tilillesi 30 päivän ajaksi, minkä jälkeen se poistetaan. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.

7.2 Apuohjelma ”Fairsend for Outlook”

Apuohjelman avulla lataat tiedostoja ja sähköpostien liitteitä suoraan Outlookista Fairsendiin ja lisäät lähetyksen linkin viestiisi. Tällöin käsittelemme valitsemasi tiedostot ja liitteet kokoineen ja tiedostotyyppeineen sekä lähetyksen asetukset (vanhenemisaika, valinnainen salasana). Apuohjelma ei lue sähköpostiesi aihetta, tekstiä tai vastaanottajia.

Kirjautumista varten apuohjelma tallentaa kirjautumistunnuksen apuohjelman tallennustilaan laitteellasi. Voit katkaista yhteyden milloin tahansa valitsemalla apuohjelmassa ”Kirjaudu ulos” tai tililläsi kohdassa ”Yhdistetyt sovellukset”. Myös salasanan vaihtaminen katkaisee yhteyden.

Apuohjelma toimii Outlookissa ja käyttää Office.js-ohjelmakirjastoa, joka ladataan Microsoft Corporationin palvelimilta. Tällöin Microsoft saa teknisiä yhteystietoja, kuten IP-osoitteesi. Microsoft on sertifioitu EU-U.S. Data Privacy Framework -järjestelyn mukaisesti. Sovellettavina ovat Microsoftin tietosuojaehdot. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.

8. Irtisanominen ja peruuttaminen lomakkeella

Kun päätät tilauksen irtisanomislomakkeellamme tai peruutat sopimuksen sähköisellä peruuttamistoiminnollamme, käsittelemme siellä antamiasi tietoja (nimi, tilin sähköpostiosoite, vahvistusosoite, sopimusta koskevat tiedot, kuten asiakasnumero, tilaus- tai laskunumero ja tilauspäivä, ilmoituksen tyyppi ja ajankohta, vapaaehtoinen lisätieto sekä IP-osoite) ilmoituksen käsittelemiseksi ja sen todentamiseksi. Oikeusperusteet ovat tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohta.

9. Sähköpostien lähettäminen

Lähetämme tapahtumiin liittyviä sähköposteja (vahvistuskoodit, toimitusilmoitukset, toimitustodistukset, tiliin liittyvät ilmoitukset). Teknisessä lähettämisessä käytämme IONOS SE:n, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Saksa, sähköpostipalvelinta; olemme tehneet sen kanssa henkilötietojen käsittelysopimuksen. Uutiskirjeitä ei lähetetä ilman nimenomaista suostumusta. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b tai f alakohta.

10. Maksujen käsittely

Maksut käsitellään Mollie B.V.:n (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Alankomaat) kautta; se on PCI-DSS-sertifioitu maksupalveluntarjoaja. Luottokortti- ja pankkitietoja käsittelee yksinomaan Mollie, eivätkä ne missään vaiheessa päädy palvelimillemme. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. Mollien tietosuojaseloste: https://www.mollie.com/privacy

11. Tietoturva sekä suojaus väärinkäytöksiltä ja luvattomalta käytöltä

Suojataksemme alustaa hyökkäyksiltä ja väärinkäytöksiltä käytämme teknisiä suojamekanismeja, jotka käsittelevät henkilötietoja:

Palomuuri arvioi IP-osoitteen ja pyynnön ominaisuudet ja voi estää epäilyttävät tai hyökkäävät IP-osoitteet tilapäisesti.
Yksittäisten sisältöjen suojaamiseksi pääsy voidaan rajoittaa tiettyihin maihin (maantieteellinen esto). Tätä varten IP-osoite yhdistetään maahan paikallisen tietokannan avulla. Tilastollisia tarkoituksia varten pidämme maittain eriteltyä käyttötilastoa.
Hakukoneiden erottamiseksi haitallisista automatisoiduista käyttökerroista tarkistamme yksittäistapauksissa DNS-kyselyllä, kuuluuko IP-osoite ilmoitetulle hakukoneen ylläpitäjälle.

Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu palvelun turvallisuuteen ja häiriöttömyyteen). Tässä yhteydessä syntyvät tiedot poistetaan kohdassa 4 mainittujen määräaikojen mukaisesti.

12. Hosting ja palvelinten sijainti

Palvelimiamme ja tallennustilaamme ylläpidetään yksinomaan Saksassa. Henkilötietoja päätyy kolmanteen maahan vain, jos olet tilauksen yhteydessä antanut suostumuksen ilmoitukseen Googlelle (kohta 14). Emme käytä ulkoisia CDN-verkkoja tai pilvipalveluja; kaikki resurssit (JavaScript, CSS, fontit) toimitetaan omilta palvelimiltamme.

13. Evästeet ja kävijämäärien mittaus

13.1 Evästeet. Käytämme ainoastaan teknisesti välttämättömiä evästeitä: istuntoevästettä (kirjautuminen), evästettä ensisijaista ulkoasua varten (vaalea/tumma), kielievästettä ja saavutettavuusasetusten evästeitä. Emme käytä seuranta-, mainos- tai markkinointievästeitä emmekä upota analytiikka- tai mainosskriptejä. Välitämme tietoja Googlelle vain, jos annat suostumuksesi tilauksen aikana (kohta 14).

13.2 Oma kävijämäärien mittaus (ilman evästeitä). Palvelumme parantamiseksi tallennamme jokaisen sivunkatselun yhteydessä teknisiä tietoja ilman evästeitä ja tunnistamatta yksittäisiä henkilöitä: katsottu sivu ja ajankohta, viittaava verkkosivusto (vain verkkotunnus), selaintyyppi ja laiteluokka sekä anonymisoitu tarkistusarvo IP-osoitteesi sijaan. Anonymisointia varten IP-osoitteesi ensin lyhennetään (IPv4-osoitteissa viimeinen numerolohko asetetaan arvoon 0) ja vasta sitten muunnetaan yhdessä päivittäin vaihtuvan satunnaisarvon kanssa tarkistusarvoksi. Täydellistä IP-osoitettasi ei tallenneta. Näin tietoja ei voida yhdistää henkilöön eikä tunnistaminen päivästä toiseen ole mahdollista. Säilytysaika: 90 päivää. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta.

14. Google-mainosten tuloksellisuuden mittaus

Mainostamme Fairsendia Google-haun mainoksilla. Tätä varten emme aseta verkkosivustollamme evästeitä emmekä upota Googlen skriptejä.

a) Kampanjatilasto: Mainostemme linkit sisältävät kampanjatunnisteen. Jos tilaus syntyy mainoksen kautta, tallennamme tilaukseen, mistä kampanjasta se tuli. Käytämme tätä tietoa vain omiin, koottuihin analyyseihin (tilausten määrä ja liikevaihto kampanjoittain) emmekä luovuta sitä eteenpäin. Oikeusperuste on oikeutettu etumme mainonnan taloudelliseen ohjaamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Tieto tallennetaan tilaustietojen kanssa ja poistetaan niiden mukana.

b) Ilmoitus Googlelle suostumuksellasi: Kun tulet luoksemme Google-mainoksen kautta, Google lisää osoitteeseen klikkaustunnuksen (gclid). Emme tallenna tätä tunnusta laitteellesi emmekä lokeihin. Vain jos annat tilauksen aikana nimenomaisen suostumuksesi, tallennamme sen tilaukseesi ja ilmoitamme onnistuneen maksun jälkeen Googlelle klikkaustunnuksen, tilausnumeron, tilauksen arvon, valuutan ja ajankohdan. Jos tilaus hyvitetään, ilmoitamme peruutuksen. Google yhdistää ilmoituksen mainoksen klikkaukseen; Googlelta saamme vain koottuja lukuja. Ilman suostumusta hylkäämme klikkaustunnuksen. Tilauksesi ei riipu siitä.

Vastaanottaja on Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti. Google käsittelee näitä tietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms -ehtojen mukaisesti ja voi siirtää ne Google LLC:lle Yhdysvaltoihin. Google LLC on sertifioitu EU-US Data Privacy Framework -järjestelyssä; lisäksi sovelletaan vakiosopimuslausekkeita. Tietoa Googlen suorittamasta käsittelystä: https://policies.google.com/privacy

Oikeusperuste on suostumuksesi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Voit perua sen milloin tahansa tulevaisuuden osalta tilausvahvistuksesi linkin kautta tai sähköpostitse osoitteeseen info@fairsend.de. Perumisen jälkeen emme ilmoita enää mitään ja poistamme klikkaustunnuksen. Muussa tapauksessa poistamme sen viimeistään 60 päivää suostumuksesi jälkeen; säilytämme todisteen suostumuksestasi näyttötarkoituksiin.

15. Luovutus kolmansille osapuolille

Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain maksujen käsittelyä varten (Mollie, kohta 10), sähköpostien teknistä lähettämistä varten (IONOS, kohta 9), suostumuksellasi Google-mainosten tuloksellisuuden mittaamiseksi (Google, kohta 14), lakisääteisen velvoitteen perusteella tai oikeutettujen etujen suojaamiseksi väärinkäytösepäilyn yhteydessä. Tietoja ei myydä. Tietoja luovutetaan mainostarkoituksiin vain suostumuksellasi (ks. kohta ”Google-mainosten tuloksellisuuden mittaus”).

16. Oikeutesi rekisteröitynä

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin (15 artikla), oikaista tietoja (16 artikla), poistaa tiedot (17 artikla, jollei säilytysvelvollisuus estä sitä), rajoittaa käsittelyä (18 artikla), siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla) ja vastustaa käsittelyä (21 artikla) sekä oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa tulevaisuuden osalta (7 artiklan 3 kohta). Oikeuksiesi käyttämiseksi ota yhteyttä osoitteeseen info@fairsend.de. Lisäksi voit milloin tahansa itse viedä tietosi tai poistaa tilisi tiliasetusten kautta.

17. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavalvontaviranomaiselle. Meitä koskeva toimivaltainen viranomainen on: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

18. Tämän tietosuojaselosteen muutokset

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta, kun palvelujemme tai oikeustilan muutokset sitä edellyttävät. Seuraavalla käynnilläsi sovelletaan kulloinkin voimassa olevaa versiota.

Tietosuojakäytäntö