Stan na: 6 listopada 2026

1. Administrator

Administratorem w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) jest:
Fairsend GmbH, Beim Braunstall 7, 97980 Bad Mergentheim, Niemcy
Telefon: +49 7931 9680271, e-mail: info@fairsend.de
Dyrektor zarządzający: Josef Weinmann

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie są spełnione ustawowe przesłanki jego wyznaczenia. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych mogą się Państwo z nami kontaktować pod adresem info@fairsend.de.

2. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe na następujących podstawach prawnych:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)
art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy)
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ochrona prawnie uzasadnionych interesów, o ile nadrzędne nie są interesy lub prawa podstawowe osoby, której dane dotyczą)

3. Szyfrowanie (informacja kluczowa)

Fairsend jest zaprojektowany z myślą o poufności, realizuje ją jednak w różny sposób w zależności od funkcji. Ma to zasadnicze znaczenie dla zrozumienia przetwarzania danych:

Przesyłane pliki są szyfrowane w przeglądarce nadawcy za pomocą AES-256-GCM, zanim dotrą do naszych serwerów. Klucz znajduje się we fragmencie adresu (#) linku. Aby mogli Państwo później ponownie skopiować linki, przechowujemy go dodatkowo w postaci zaszyfrowanej na naszych serwerach; operator ma przez to techniczną możliwość dostępu do tych treści. W przypadku przesyłek z ochroną hasłem nie przechowujemy żadnego klucza i nie możemy odszyfrować treści bez hasła. Za pośrednictwem API lub dodatku do programu Outlook hasło jest jednorazowo przekazywane w postaci zaszyfrowanej na nasz serwer, który oblicza na jego podstawie dane ochronne i nie przechowuje ani hasła, ani klucza. W przypadku przesyłania przez API bez własnego klucza nasz serwer szyfruje dane przy ich odbiorze.
Wiadomości i pliki w schowku plików są przechowywane na naszych serwerach w postaci zaszyfrowanej. Klucz niezbędny do ich odszyfrowania jest z kolei przechowywany w postaci zaszyfrowanej chronionym kluczem głównym znanym wyłącznie nam. Dzięki temu przy samym dostępie do bazy danych (np. w kopii zapasowej) treści te nie są czytelne. Jest to szyfrowanie po stronie serwera; operator ma techniczną możliwość dostępu do tych treści.

4. Usuwanie i okres przechowywania

Dane osobowe są usuwane lub blokowane, gdy tylko ustaje cel ich przechowywania, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki przechowywania. Następujące terminy są egzekwowane automatycznie:

Przesyłane pliki: określa nadawca (od 24 godzin do 1 roku), następnie nieodwracalne usunięcie
Pliki w schowku plików: po wybranym okresie przechowywania, automatyczne usunięcie
Wiadomości: po wygaśnięciu lub po przeczytaniu, nieodwracalne zniszczenie
Logi dostępu i logi serwera: 7 dni, następnie usunięcie
Próby logowania: 24 godziny
Potwierdzenia adresu e-mail i resetowanie hasła: 7 dni
Logi błędów: 30 dni
Dane służące wykrywaniu nadużyć i botów (zob. sekcja 11): 30 dni
Odsłony stron (pomiar zasięgu): 90 dni
Log wysyłki wiadomości e-mail: 90 dni
Log bezpieczeństwa (audit log): adres IP jest usuwany po 90 dniach; sam wpis jest zachowywany do celów bezpieczeństwa i dowodowych
Niepotwierdzone konta: konta, których adres e-mail nie zostanie potwierdzony w ciągu 30 dni, są automatycznie usuwane
Oznaczenie kampanii przy zamówieniu: razem z danymi zamówienia (zob. sekcja 14)
Identyfikator kliknięcia Google (gclid) za zgodą: niezwłocznie po odwołaniu zgody, w przeciwnym razie najpóźniej 60 dni po wyrażeniu zgody; bez zgody nie jest zapisywany (zob. sekcja 14)
Faktury i dowody płatności: 8 lat (obowiązek ustawowy, zob. sekcja 4.2)

4.1 Usunięcie Państwa konta (art. 17 RODO)

Jeżeli usuną Państwo swoje konto, usuwamy lub anonimizujemy Państwa dane osobowe we wszystkich obszarach platformy. Obejmuje to w szczególności: profil użytkownika (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres rozliczeniowy, ostatnio używany adres IP), książkę adresową i kontakty, schowek plików wraz ze wszystkimi folderami i plikami, wysłane wiadomości i ich załączniki (otrzymane wiadomości są anonimizowane), przesyłki wraz z adresami odbiorców, kluczami szyfrującymi i adresami IP dostępu, zapisane nazwy plików, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, otwarte potwierdzenia adresu e-mail i resetowania hasła, próby logowania i ustawienia powiadomień, członkostwa w zespołach, kontakty zespołowe i zaproszenia do zespołów, klucze dostępu do API (zostają unieważnione), odsłony stron oraz log wysyłki wiadomości e-mail. W przypadku usunięcia konta udzielone polecenia zapłaty (mandaty) zostają ponadto odwołane u dostawcy usług płatniczych.

W logach, które ze względów bezpieczeństwa muszą zostać zachowane (audit log, log błędów), usuwany jest związek z osobą: adresy IP są ustawiane na 0.0.0.0, a przyporządkowanie do Państwa konta zostaje zniesione.

4.2 Wyjątek: ustawowy obowiązek przechowywania

Faktury, dowody płatności i powiązane z nimi dane podstawowe musimy przechowywać przez osiem lat zgodnie z § 147 Abs. 3 AO i § 14b UStG. Danych tych nie możemy usunąć przed czasem, nawet na Państwa wniosek o usunięcie. Podstawą prawną jest art. 17 ust. 3 lit. b RODO. Dotyczy to: numeru faktury, adresu rozliczeniowego, nazwy firmy, numeru identyfikacyjnego VAT, kwot z faktur i danych płatności. Z tego samego powodu Państwa konto użytkownika pozostaje jako zanonimizowany rekord i po usunięciu nie zawiera już żadnego związku z osobą. Po upływie tego terminu również te dane są usuwane. Termin rozpoczyna bieg z końcem roku kalendarzowego, w którym powstał dany dokument.

5. Pliki logów serwera

Podczas odwiedzania naszych stron automatycznie zbieramy i zapisujemy informacje przekazywane przez Państwa przeglądarkę: adres IP, datę i godzinę żądania, wywołaną stronę lub nazwę pliku, adres URL strony odsyłającej (referrer), używaną przeglądarkę i system operacyjny, ilość przesłanych danych. Dane te są usuwane po 7 dniach. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i stabilności systemu). Identyfikator kliknięcia Google (gclid) jest w tych logach zamaskowany.

6. Konto użytkownika i rejestracja

Podczas rejestracji zbieramy imię i nazwisko, adres e-mail i hasło (zapisywane jako skrót bcrypt), opcjonalnie zdjęcie profilowe i nazwę firmy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli nie potwierdzą Państwo swojego adresu e-mail w ciągu 30 dni, konto zostanie automatycznie usunięte.

6.1 Logowanie kontem firmowym (Microsoft Entra ID)

Jeżeli logują się Państwo kontem firmowym w Microsoft, Microsoft przekazuje nam identyfikator Państwa konta, imię i nazwisko oraz adres e-mail. Wykorzystujemy te dane wyłącznie do logowania i przypisania do Państwa zespołu. Samo logowanie odbywa się w Microsoft, gdzie obowiązuje oświadczenie o ochronie prywatności firmy Microsoft. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

7. Przesyłanie plików (funkcja podstawowa)

W ramach przesyłki przetwarzamy: adres e-mail nadawcy, adres(y) e-mail odbiorcy(-ów), identyfikator śledzenia, znaczniki czasu, rozmiar zaszyfrowanych plików, datę wygaśnięcia oraz adres IP (do wykrywania nadużyć). Zawartość plików przechowujemy wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (zob. sekcja 3). Po upływie okresu przechowywania zaszyfrowane pliki są automatycznie i nieodwracalnie usuwane.

7.1 Webhooki

Jeżeli skonfigurują Państwo webhooki na swoim koncie, Fairsend wysyła powiadomienia o stanie Państwa przesyłek na wskazany przez Państwa adres serwera. Przekazywane są: numer przesyłki, rodzaj i status przesyłki, liczba i łączny rozmiar plików, licznik pobrań, czas utworzenia i wygaśnięcia, a w przypadku pobrania adres e-mail odbiorcy, który pobrał pliki. Nazwy i zawartość plików nie są przekazywane. Każde powiadomienie jest zapisywane na Państwa koncie przez 30 dni w celu wyszukiwania błędów, a następnie usuwane. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

7.2 Dodatek „Fairsend dla Outlooka”

Za pomocą dodatku przesyłają Państwo pliki i załączniki e-mail bezpośrednio z Outlooka do Fairsend i wstawiają link do przesyłki do swojej wiadomości. Przetwarzamy przy tym wybrane przez Państwa pliki i załączniki wraz z rozmiarem i typem pliku oraz ustawienia przesyłki (czas wygaśnięcia, opcjonalne hasło). Dodatek nie odczytuje tematu, treści ani odbiorców Państwa wiadomości e-mail.

Do logowania dodatek zapisuje token logowania w pamięci dodatku na Państwa urządzeniu. Połączenie mogą Państwo w każdej chwili zakończyć, wybierając „Wyloguj” w dodatku lub w sekcji „Połączone aplikacje” na swoim koncie. Zmiana hasła również kończy połączenie.

Dodatek działa w Outlooku i korzysta z biblioteki programistycznej Office.js, która jest ładowana z serwerów Microsoft Corporation. Microsoft otrzymuje przy tym techniczne dane połączenia, takie jak Państwa adres IP. Microsoft posiada certyfikację w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework. Obowiązuje oświadczenie o ochronie prywatności firmy Microsoft. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

8. Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy za pomocą formularza

Jeżeli zakończą Państwo subskrypcję za pomocą naszego formularza wypowiedzenia lub odstąpią Państwo od umowy za pomocą naszej elektronicznej funkcji odstąpienia, przetwarzamy podane tam dane (imię i nazwisko, adres e-mail konta, adres do potwierdzenia, informacje o umowie, której dotyczy oświadczenie, takie jak numer klienta, numer zamówienia lub faktury i data zamówienia, rodzaj i termin złożenia oświadczenia, opcjonalne uwagi oraz adres IP) w celu rozpatrzenia oświadczenia oraz jako dowód jego złożenia. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.

9. Wysyłka wiadomości e-mail

Wysyłamy wiadomości e-mail związane z transakcjami (kody potwierdzające, powiadomienia o doręczeniu, potwierdzenia doręczenia, komunikaty dotyczące konta). Do technicznej wysyłki korzystamy z serwera pocztowego IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Niemcy, z którą zawarliśmy umowę powierzenia przetwarzania danych. Newsletter nie jest wysyłany bez wyraźnej zgody. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.

10. Obsługa płatności

Płatności są obsługiwane przez Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niderlandy), dostawcę usług płatniczych certyfikowanego zgodnie z PCI-DSS. Dane kart kredytowych i dane bankowe są przetwarzane wyłącznie przez Mollie i w żadnym momencie nie trafiają na nasze serwery. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Polityka prywatności Mollie: https://www.mollie.com/privacy

11. Bezpieczeństwo, ochrona przed nadużyciami i kontrola dostępu

W celu ochrony platformy przed atakami i nadużyciami stosujemy techniczne mechanizmy ochronne, które przetwarzają dane osobowe:

Zapora sieciowa (firewall) analizuje adres IP i cechy żądania i może tymczasowo blokować podejrzane lub atakujące adresy IP.
W celu zabezpieczenia poszczególnych treści dostęp może zostać ograniczony do określonych krajów (blokada geograficzna). W tym celu adres IP jest przyporządkowywany do kraju za pomocą lokalnej bazy danych. Do celów statystycznych prowadzimy statystykę dostępów w podziale na kraje.
Aby odróżnić wyszukiwarki od szkodliwych zautomatyzowanych dostępów, w pojedynczych przypadkach sprawdzamy za pomocą zapytania DNS, czy adres IP należy do wskazanego operatora wyszukiwarki.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i niezakłóconego działania usługi). Powstające przy tym dane są usuwane w terminach wskazanych w sekcji 4.

12. Hosting i lokalizacja serwerów

Nasze serwery i pamięć masowa są eksploatowane wyłącznie w Niemczech. Dane osobowe trafiają do państwa trzeciego tylko wtedy, gdy przy zamówieniu wyrazili Państwo zgodę na zgłoszenie do Google (sekcja 14). Nie korzystamy z zewnętrznych sieci CDN ani usług chmurowych; wszystkie zasoby (JavaScript, CSS, czcionki) są dostarczane z naszych własnych serwerów.

13. Pliki cookie i pomiar zasięgu

13.1 Pliki cookie. Używamy wyłącznie technicznie niezbędnych plików cookie: pliku cookie sesji (logowanie), pliku cookie preferowanego wyglądu (jasny/ciemny), pliku cookie języka oraz plików cookie ustawień dostępności. Nie używamy plików cookie śledzących, reklamowych ani marketingowych i nie osadzamy skryptów analitycznych ani reklamowych. Dane przekazujemy do Google tylko wtedy, gdy wyrażą Państwo zgodę podczas zamówienia (sekcja 14).

13.2 Własny pomiar zasięgu (bez plików cookie). W celu ulepszania naszej oferty przy każdej odsłonie strony rejestrujemy dane techniczne, bez plików cookie i bez rozpoznawania poszczególnych osób: wywołaną stronę i czas, stronę odsyłającą (wyłącznie domenę), typ przeglądarki i kategorię urządzenia oraz zanonimizowaną wartość kontrolną zamiast Państwa adresu IP. W celu anonimizacji Państwa adres IP jest najpierw skracany (w przypadku IPv4 ostatni blok liczbowy jest ustawiany na 0), a dopiero potem łączony z codziennie zmienianą wartością losową w wartość kontrolną. Państwa pełny adres IP nie jest zapisywany. W ten sposób nie da się ustalić związku z osobą, a rozpoznanie w kolejnych dniach nie jest możliwe. Okres przechowywania: 90 dni. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

14. Pomiar skuteczności reklam Google

Reklamujemy Fairsend za pomocą reklam w wyszukiwarce Google. W tym celu nie zapisujemy na naszej stronie żadnych plików cookie i nie osadzamy skryptów Google.

a) Statystyka kampanii: Linki w naszych reklamach zawierają oznaczenie kampanii. Jeśli zamówienie zostanie złożone za pośrednictwem reklamy, zapisujemy przy zamówieniu, z której kampanii pochodzi. Wykorzystujemy tę informację wyłącznie do własnych, zbiorczych analiz (liczba zamówień i obrót na kampanię) i nie przekazujemy jej dalej. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w ekonomicznym sterowaniu naszą reklamą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Informacja jest przechowywana wraz z danymi zamówienia i usuwana razem z nimi.

b) Zgłoszenie do Google za Państwa zgodą: Jeśli trafiają Państwo do nas z reklamy Google, Google dodaje do adresu identyfikator kliknięcia (gclid). Nie zapisujemy tego identyfikatora na Państwa urządzeniu ani w logach. Tylko jeśli wyrażą Państwo wyraźną zgodę podczas zamówienia, zapisujemy go przy zamówieniu i po skutecznej płatności zgłaszamy do Google identyfikator kliknięcia, numer zamówienia, wartość zamówienia, walutę i czas. Jeśli zamówienie zostanie zwrócone, zgłaszamy wycofanie. Google przypisuje zgłoszenie do kliknięcia reklamy; od Google otrzymujemy wyłącznie wartości zbiorcze. Bez zgody odrzucamy identyfikator kliknięcia. Zamówienie od tego nie zależy.

Odbiorcą jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Google przetwarza te dane jako samodzielny administrator zgodnie z Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms i może je przekazywać do Google LLC w USA. Google LLC posiada certyfikację w ramach EU-US Data Privacy Framework; dodatkowo obowiązują standardowe klauzule umowne. Informacje o przetwarzaniu przez Google: https://policies.google.com/privacy

Podstawą prawną jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Mogą ją Państwo w każdej chwili odwołać ze skutkiem na przyszłość, za pomocą linku w potwierdzeniu zamówienia lub e-mailem na adres info@fairsend.de. Po odwołaniu nie zgłaszamy już niczego i usuwamy identyfikator kliknięcia. W przeciwnym razie usuwamy go najpóźniej 60 dni po wyrażeniu przez Państwa zgody; dowód Państwa zgody przechowujemy do celów dowodowych.

15. Przekazywanie danych osobom trzecim

Dane osobowe są przekazywane osobom trzecim wyłącznie w celu obsługi płatności (Mollie, sekcja 10), technicznej wysyłki wiadomości e-mail (IONOS, sekcja 9), za Państwa zgodą w celu pomiaru skuteczności reklam Google (Google, sekcja 14), w przypadku obowiązku ustawowego lub w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów w razie podejrzenia nadużycia. Nie sprzedajemy danych. Przekazywanie danych w celach reklamowych następuje wyłącznie za Państwa zgodą (zob. sekcja „Pomiar skuteczności reklam Google”).

16. Państwa prawa jako osoby, której dane dotyczą

Mają Państwo prawo dostępu do danych (art. 15), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17, o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek przechowywania), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) i sprzeciwu (art. 21), a także prawo do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3). W celu skorzystania z tych praw prosimy o kontakt pod adresem info@fairsend.de. Ponadto mogą Państwo w dowolnym momencie samodzielnie wyeksportować swoje dane lub usunąć konto w ustawieniach konta.

17. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych. Właściwym dla nas organem jest: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

18. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Dostosowujemy niniejszą politykę prywatności, jeżeli wymagają tego zmiany naszych usług lub stanu prawnego. Przy kolejnej wizycie obowiązuje wówczas aktualna wersja.