Ultima actualizare: 6 noiembrie 2026

1. Operatorul

Operatorul în sensul Regulamentului general privind protecția datelor (RGPD) este:
Fairsend GmbH, Beim Braunstall 7, 97980 Bad Mergentheim, Germania
Telefon: +49 7931 9680271, e-mail: info@fairsend.de
Administrator: Josef Weinmann

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, deoarece nu sunt îndeplinite condițiile legale în acest sens. Pentru orice chestiuni privind protecția datelor ne puteți contacta la info@fairsend.de.

2. Temeiurile juridice ale prelucrării

Prelucrăm datele cu caracter personal în baza următoarelor temeiuri juridice:

art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD (consimțământ)
art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (executarea unui contract sau a unor demersuri precontractuale)
art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD (îndeplinirea unei obligații legale)
art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (protejarea intereselor legitime, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile fundamentale ale persoanei vizate)

3. Criptarea (informație esențială)

Fairsend este conceput pentru confidențialitate, dar o pune în practică în mod diferit, în funcție de funcție. Acest lucru este esențial pentru înțelegerea prelucrării datelor:

Transferurile de fișiere sunt criptate cu AES-256-GCM în browserul expeditorului, înainte de a ajunge pe serverele noastre. Cheia se află în fragmentul de adresă (#) al linkului. Pentru ca dumneavoastră să puteți copia din nou linkurile ulterior, o stocăm suplimentar criptat pe serverele noastre; prin urmare, operatorul are posibilitatea tehnică de a accesa acest conținut. În cazul transferurilor cu protecție prin parolă, nu stocăm nicio cheie și nu putem decripta conținutul fără parolă. Prin API sau prin programul de completare pentru Outlook, parola este transmisă criptat o singură dată către serverul nostru, care calculează din aceasta datele de protecție și nu stochează nici parola, nici cheia. În cazul transferurilor prin API fără cheie proprie, serverul nostru criptează datele la primire.
Mesajele și fișierele din spațiul de stocare sunt stocate criptat pe serverele noastre. Cheia necesară pentru decriptare este, la rândul ei, stocată criptat cu o cheie principală protejată, cunoscută doar de noi. Astfel, în cazul unui simplu acces la baza de date (de exemplu, într-o copie de rezervă), acest conținut nu poate fi citit. Este vorba de o criptare pe server; operatorul are posibilitatea tehnică de a accesa acest conținut.

4. Ștergerea și durata stocării

Datele cu caracter personal sunt șterse sau blocate de îndată ce scopul stocării încetează, în măsura în care nu se opun obligații legale de păstrare. Următoarele termene sunt aplicate în mod automat:

Fișiere transferate: stabilite de expeditor (de la 24 de ore la 1 an), apoi ștergere ireversibilă
Fișiere din spațiul de stocare: după durata de păstrare aleasă, ștergere automată
Mesaje: după expirare sau după citire, distrugere ireversibilă
Jurnale de acces și de server: 7 zile, apoi ștergere
Încercări de autentificare: 24 de ore
Confirmări de e-mail și resetări de parolă: 7 zile
Jurnale de erori: 30 de zile
Date pentru detectarea abuzurilor și a boților (a se vedea secțiunea 11): 30 de zile
Accesări de pagini (măsurarea audienței): 90 de zile
Jurnalul de trimitere a e-mailurilor: 90 de zile
Jurnalul de securitate (audit log): adresa IP este eliminată după 90 de zile; înregistrarea în sine se păstrează în scopuri de securitate și de probă
Conturi neconfirmate: conturile a căror adresă de e-mail nu este confirmată în termen de 30 de zile sunt șterse automat
Identificatorul de campanie al unei comenzi: împreună cu datele comenzii (a se vedea secțiunea 14)
ID-ul de clic Google (gclid) cu consimțământ: imediat după retragere, altfel cel târziu la 60 de zile după consimțământ; fără consimțământ nu este stocat (a se vedea secțiunea 14)
Facturi și documente justificative de plată: 8 ani (obligație legală, a se vedea secțiunea 4.2)

4.1 Ștergerea contului dumneavoastră (art. 17 din RGPD)

Dacă vă ștergeți contul, eliminăm sau anonimizăm datele dumneavoastră cu caracter personal din toate zonele platformei. Aceasta include în special: profilul de utilizator (nume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de facturare, ultima adresă IP utilizată), agenda și contactele, spațiul de stocare a fișierelor, inclusiv toate dosarele și fișierele, mesajele trimise și atașamentele acestora (mesajele primite sunt anonimizate), transferurile, inclusiv adresele destinatarilor, cheile de criptare și adresele IP de acces, numele de fișiere stocate, autentificarea cu doi factori, confirmările de e-mail și resetările de parolă în așteptare, încercările de autentificare și setările de notificare, calitatea de membru în echipe, contactele de echipă și invitațiile în echipe, cheile de acces API (sunt revocate), accesările de pagini și jurnalul de trimitere a e-mailurilor. La ștergerea contului sunt, de asemenea, revocate mandatele de debitare directă acordate prestatorului de servicii de plată.

În jurnalele care trebuie păstrate din motive de securitate (audit log, jurnal de erori), legătura cu persoana este eliminată: adresele IP sunt setate la 0.0.0.0, iar asocierea cu contul dumneavoastră este anulată.

4.2 Excepție: obligația legală de păstrare

Facturile, documentele justificative de plată și datele de bază aferente trebuie păstrate timp de opt ani conform § 147 Abs. 3 AO și § 14b UStG. Aceste date nu le putem elimina anticipat nici la cererea dumneavoastră de ștergere. Temeiul juridic este art. 17 alin. (3) lit. (b) din RGPD. Sunt vizate: numărul facturii, adresa de facturare, denumirea firmei, codul de identificare în scopuri de TVA, sumele facturate și datele de plată. Din același motiv, contul dumneavoastră de utilizator rămâne ca înregistrare anonimizată și nu mai conține, după ștergere, nicio legătură cu persoana. După expirarea termenului, și aceste date sunt șterse. Termenul începe la sfârșitul anului calendaristic în care a fost emis documentul.

5. Fișierele jurnal ale serverului

La accesarea paginilor noastre colectăm și stocăm automat informațiile transmise de browserul dumneavoastră: adresa IP, data și ora solicitării, pagina accesată sau numele fișierului, URL-ul de referință, browserul și sistemul de operare utilizate, volumul de date transferat. Aceste date sunt șterse după 7 zile. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim privind securitatea și stabilitatea sistemului). ID-ul de clic Google (gclid) este făcut de nerecunoscut în aceste jurnale.

6. Contul de utilizator și înregistrarea

La înregistrare colectăm prenumele și numele, adresa de e-mail și parola (stocată ca hash bcrypt), opțional fotografia de profil și firma. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD. Dacă nu vă confirmați adresa de e-mail în termen de 30 de zile, contul este șters automat.

6.1 Autentificarea cu contul de firmă (Microsoft Entra ID)

Dacă vă autentificați cu contul dumneavoastră de firmă la Microsoft, Microsoft ne transmite ID-ul contului dumneavoastră, numele și adresa de e-mail. Folosim aceste date numai pentru autentificare și pentru asocierea cu echipa dumneavoastră. Autentificarea propriu-zisă are loc la Microsoft, unde se aplică declarația de confidențialitate a Microsoft. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD.

7. Transferul de fișiere (funcția principală)

În cadrul unui transfer prelucrăm: e-mailul expeditorului, e-mailul (e-mailurile) destinatarului (destinatarilor), un cod de urmărire, marcaje de timp, dimensiunea criptată a fișierului, data expirării și adresa IP (pentru detectarea abuzurilor). Stocăm conținutul fișierelor numai criptat (a se vedea secțiunea 3). După expirarea perioadei de păstrare, fișierele criptate sunt șterse automat și ireversibil.

7.1 Webhookuri

Dacă configurați webhookuri în contul dumneavoastră, Fairsend trimite notificări de stare privind transferurile dumneavoastră la adresa de server indicată de dumneavoastră. Se transmit numărul transferului, tipul și starea transferului, numărul și dimensiunea totală a fișierelor, contorul de descărcări, ora creării și a expirării, iar în cazul unei descărcări, adresa de e-mail a destinatarului care a descărcat fișierele. Numele și conținutul fișierelor nu se transmit. Fiecare notificare este înregistrată în contul dumneavoastră timp de 30 de zile pentru depistarea erorilor și apoi ștearsă. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD.

7.2 Programul de completare „Fairsend pentru Outlook”

Cu ajutorul programului de completare încărcați fișiere și atașamente de e-mail direct din Outlook în Fairsend și inserați linkul către transfer în mesajul dumneavoastră. În acest scop prelucrăm fișierele și atașamentele selectate de dumneavoastră, cu dimensiunea și tipul fișierului, precum și setările transferului (timpul de expirare, parola opțională). Programul de completare nu citește subiectul, textul sau destinatarii e-mailurilor dumneavoastră.

Pentru autentificare, programul de completare stochează un token de autentificare în spațiul de stocare al programului de completare pe dispozitivul dumneavoastră. Puteți întrerupe conexiunea oricând prin „Deconectare” în programul de completare sau la „Aplicații conectate” în contul dumneavoastră. Schimbarea parolei întrerupe, de asemenea, conexiunea.

Programul de completare rulează în Outlook și folosește biblioteca de programe Office.js, încărcată de pe serverele Microsoft Corporation. În acest proces, Microsoft primește date tehnice de conexiune, cum ar fi adresa dumneavoastră IP. Microsoft este certificată în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework. Se aplică declarația de confidențialitate a Microsoft. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD.

8. Rezilierea și retragerea prin formular

Dacă încheiați un abonament prin formularul nostru de reziliere sau vă retrageți dintr-un contract prin funcția noastră electronică de retragere, prelucrăm datele indicate acolo (numele, adresa de e-mail a contului, adresa de confirmare, informații privind contractul vizat, precum numărul de client, numărul comenzii sau al facturii și data comenzii, tipul și momentul declarației, o observație opțională, precum și adresa IP) pentru procesarea declarației și ca dovadă a acesteia. Temeiurile juridice sunt art. 6 alin. (1) lit. (b) și lit. (c) din RGPD.

9. Trimiterea e-mailurilor

Trimitem e-mailuri tranzacționale (coduri de confirmare, notificări de livrare, confirmări de livrare, notificări privind contul). Pentru trimiterea tehnică folosim serverul de e-mail al IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Germania, cu care am încheiat un contract de prelucrare a datelor în numele operatorului. Nu trimitem buletine informative fără consimțământ expres. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (b), respectiv lit. (f) din RGPD.

10. Procesarea plăților

Plățile sunt procesate prin Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Țările de Jos), un prestator de servicii de plată certificat conform PCI-DSS. Datele cardului de credit și datele bancare sunt prelucrate exclusiv de Mollie și nu ajung niciodată pe serverele noastre. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD. Politica de confidențialitate a Mollie: https://www.mollie.com/privacy

11. Securitate, protecție împotriva abuzurilor și a accesului neautorizat

Pentru a proteja platforma împotriva atacurilor și abuzurilor, folosim mecanisme tehnice de protecție care prelucrează date cu caracter personal:

Un firewall evaluează adresa IP și caracteristicile solicitării și poate bloca temporar adresele IP suspecte sau care lansează atacuri.
Pentru protejarea anumitor conținuturi, accesul poate fi restricționat pentru anumite țări (blocare geografică). În acest scop, adresa IP este asociată unei țări prin intermediul unei baze de date locale. În scopuri statistice, ținem o statistică a accesărilor defalcată pe țări.
Pentru a deosebi motoarele de căutare de accesările automatizate dăunătoare, verificăm în cazuri individuale, printr-o interogare DNS, dacă o adresă IP aparține unui anumit operator de motor de căutare declarat.

Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim privind securitatea și funcționarea fără perturbări a serviciului). Datele rezultate sunt șterse conform termenelor menționate în secțiunea 4.

12. Găzduirea și amplasarea serverelor

Serverele și spațiile noastre de stocare sunt operate exclusiv în Germania. Datele cu caracter personal ajung într-o țară terță numai dacă v-ați dat consimțământul, la o comandă, pentru raportarea către Google (secțiunea 14). Nu folosim CDN-uri externe sau servicii cloud; toate resursele (JavaScript, CSS, fonturi) sunt livrate de pe propriile noastre servere.

13. Cookie-uri și măsurarea audienței

13.1 Cookie-uri. Folosim exclusiv cookie-uri strict necesare din punct de vedere tehnic: un cookie de sesiune (autentificare), un cookie pentru modul de afișare preferat (luminos/întunecat), un cookie de limbă și cookie-uri pentru setările de accesibilitate. Nu folosim cookie-uri de urmărire, de publicitate sau de marketing și nu integrăm scripturi de analiză sau de publicitate. Transmitem date către Google numai dacă vă dați consimțământul în timpul comenzii (secțiunea 14).

13.2 Măsurarea proprie a audienței (fără cookie-uri). Pentru îmbunătățirea ofertei noastre, la fiecare accesare a unei pagini înregistrăm date tehnice, fără cookie-uri și fără recunoașterea persoanelor individuale: pagina accesată și momentul accesării, site-ul de proveniență (doar domeniul), tipul de browser și categoria de dispozitiv, precum și o valoare de control anonimizată în locul adresei dumneavoastră IP. Pentru anonimizare, adresa dumneavoastră IP este mai întâi trunchiată (la IPv4, ultimul bloc numeric este setat la 0) și abia apoi combinată cu o valoare aleatorie care se schimbă zilnic, rezultând o valoare de control. Adresa dumneavoastră IP completă nu este stocată. Astfel, nu se poate stabili o legătură cu persoana, iar recunoașterea de la o zi la alta nu este posibilă. Durata stocării: 90 de zile. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD.

14. Măsurarea eficienței anunțurilor Google

Promovăm Fairsend prin anunțuri în Căutarea Google. În acest scop nu plasăm cookie-uri pe site-ul nostru și nu integrăm scripturi de la Google.

a) Statistica campaniilor: Linkurile anunțurilor noastre conțin un identificator de campanie. Dacă o comandă rezultă dintr-un anunț, stocăm la comandă campania din care provine. Folosim această informație doar pentru evaluări proprii, agregate (numărul de comenzi și cifra de afaceri pe campanie) și nu o transmitem mai departe. Temeiul juridic este interesul nostru legitim de a gestiona economic publicitatea noastră (art. 6 alin. (1) lit. f) din RGPD). Informația este stocată împreună cu datele comenzii și ștearsă odată cu acestea.

b) Raportarea către Google cu consimțământul dvs.: Dacă ajungeți la noi printr-un anunț Google, Google adaugă la adresă un ID de clic (gclid). Nu stocăm acest identificator pe dispozitivul dvs. și nici în jurnale. Numai dacă vă dați în mod expres consimțământul în timpul comenzii, îl stocăm la comanda dvs. și, după plata reușită, raportăm către Google ID-ul de clic, numărul comenzii, valoarea comenzii, moneda și momentul. Dacă comanda este rambursată, raportăm anularea. Google asociază raportarea cu clicul pe anunț; de la Google primim doar valori agregate. Fără consimțământ, renunțăm la ID-ul de clic. Comanda dvs. nu depinde de acest lucru.

Destinatarul este Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda. Google prelucrează aceste date ca operator independent în temeiul Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms și le poate transfera către Google LLC în SUA. Google LLC este certificată în cadrul EU-US Data Privacy Framework; în plus se aplică clauze contractuale standard. Informații privind prelucrarea de către Google: https://policies.google.com/privacy

Temeiul juridic este consimțământul dvs. (art. 6 alin. (1) lit. a) din RGPD). Îl puteți retrage oricând, cu efect pentru viitor, prin linkul din confirmarea comenzii sau prin e-mail la info@fairsend.de. După retragere nu mai raportăm nimic și ștergem ID-ul de clic. În caz contrar, îl ștergem cel târziu la 60 de zile după consimțământul dvs.; păstrăm dovada consimțământului dvs. în scop probatoriu.

15. Divulgarea către terți

Datele cu caracter personal sunt transmise către terți numai pentru procesarea plăților (Mollie, secțiunea 10), pentru trimiterea tehnică a e-mailurilor (IONOS, secțiunea 9), cu consimțământul dvs. pentru măsurarea eficienței anunțurilor Google (Google, secțiunea 14), în cazul unei obligații legale sau pentru protejarea intereselor legitime în caz de suspiciune de abuz. Nu vindem date. Transmiterea în scopuri publicitare are loc exclusiv cu consimțământul dvs. (a se vedea secțiunea „Măsurarea eficienței anunțurilor Google”).

16. Drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată

Aveți dreptul de acces (art. 15), de rectificare (art. 16), de ștergere (art. 17, în măsura în care nu se opune o obligație de păstrare), de restricționare a prelucrării (art. 18), la portabilitatea datelor (art. 20) și de opoziție (art. 21), precum și dreptul de a vă retrage în orice moment, cu efect pentru viitor, consimțământul acordat (art. 7 alin. (3)). Pentru exercitarea acestor drepturi, vă rugăm să vă adresați la info@fairsend.de. În plus, vă puteți exporta oricând datele sau vă puteți șterge contul chiar dumneavoastră, prin setările contului.

17. Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere

Aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor. Autoritatea competentă pentru noi este: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

18. Modificări ale prezentei politici de confidențialitate

Adaptăm prezenta politică de confidențialitate atunci când modificările serviciilor noastre sau ale cadrului legal o impun. La următoarea dumneavoastră vizită se aplică versiunea actuală la momentul respectiv.